Die Methode «Kettenbrief mit Dating» wird in der Stadt Zug dazu verwendet, ein Thema zu vertiefen, welches den Mitarbeitenden wohl bekannt ist, aber im Alltag noch nicht so vertraut. Es handelt sich dabei um das 9Levels© Wertesystem, welches dazu verwendet wird, sich mit Zusammenarbeitskultur zu befassen. Es bildet individuelle Werthaltungen ab, durch die Wahrnehmung, Denken, Empfinden und Verhalten von Menschen geprägt werden.
Um Kadermitarbeitende zu befähigen, diese Methode im Alltag anzuwenden, werden sie durch den Kettenbrief motiviert, sich persönlich damit zu befassen und mit anderen darüber ins Gespräch zu kommen. Der Kettenbrief ist Teil eines größeren Maßnahmenpakets.
Durch das persönliche Anschreiben entsteht eine hohe Verbindlichkeit. Das Gespräch unter vier Augen schafft die nötige Intimität und das Vertrauen, um Aspekte der täglichen Arbeit aus einer persönlichen Sicht zu thematisieren. Die vorgängige Analyse und der Werteraster geben dem Gespräch Struktur und einen roten Faden.
Wie können die Kadermitarbeitenden der Stadt Zug motiviert werden, ihre Zusammenarbeitskultur zu spiegeln und das 9Levels© System für die Analyse ihrer Aufgaben und Projekte zu nutzen?
Alle Mitarbeitenden der Verwaltung kennen aus den Workshops das 9Levels© Wertesystem. Noch haben jedoch nicht alle das Potenzial der Methode für sich erkannt. Da wir überzeugt sind, ihnen mit dieser Methode ein gutes Instrument für die Gestaltung ihres Arbeitsalltags und die Analyse von Konflikten in die Hand zu geben, möchten wir mit dem «9Levels© Kettenbrief» alle ermuntern, sich auf dem Hintergrund ihres persönlichen Kontexts nochmals vertieft damit zu befassen.
Ausgangslage
Person B ist Mitarbeitende*r des städtischen Verwaltungskaders. Sie erhält von einem*einer Projektpartner*in A eine Mappe mit Arbeitsmaterial zur 9Levels© Methode, begleitet von einem persönlichen Schreiben. In diesem wird Person B eingeladen, sich mit dem Material in der Arbeitsmappe auf ein Gespräch mit A vorzubereiten, an dem ein gemeinsames Projekt oder eine gemeinsame Aufgabe nach der 9Levels© Methode analysiert werden soll.
Die Mappe enthält folgendes Arbeitsmaterial:
Informationsschreiben mit Angaben zu Thema, Ziel und Vorgehen.
Arbeitsblätter zur Selbstanalyse, zur Teamanalyse und zur Vorbereitung des Gesprächs.
Kontaktliste mit Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Aktion. (Jede Person wird nur einmal angeschrieben).
Schritt 1
Die Person B verortet sich in einem ersten Schritt selber indem sie mit farbigen Punkten unterschiedlicher Grösse auf den vorgegebenen Positionen im Raster auf dem Arbeitsblatt 1 markiert, welche Werte ihr als Führungskraft am nächsten liegen.
Schritt 2
Nach dem selben System analysiert sie im Gespräch mit ihrem Team auf dem Arbeitsblatt 2 die Zusammenarbeitskultur in ihrer Abteilung.
Schritt 3
Die Person B analysiert nach dem gleichen Vorgehen auf dem Arbeitsblatt 3 das von Person A im erwähnten Schreiben adressierte Projekt und trifft sich mit diesem zum Gespräch darüber.
Schritt 4
Anschliessend adressiert B eine*n andere*n Projektpartner*in (C) von der Teilnehmendenliste in der Mappe und lädt diese*n wiederum per Brief zum Gespräch über ein gemeinsames Projekt ein.
Anmerkung
Alle Teilnehmenden führen auf diese Art zwei Gespräche über zwei verschiedene Projekte: eines mit dem*der Absender*in des Schreibens, welches sie*er empfangen hat, und eines mit dem*der Empfänger*in ihres*seines Schreibens. Das persönliche Material bleibt bei den Schreibenden. Das unverbrauchte Arbeitsmaterial geht in der Mappe weiter.
Die Anwendung des «9Levels© Kettenbriefs» erfolgt aufgrund laufender Prozesse erst nach dem Umzug der Stadtverwaltung in das neue Verwaltungsgebäude im Juni 2019. Dies weil danach ein höherer Bedarf nach Reflexion erwartet wird. Die bereits durchgeführten Tests haben aber gezeigt, dass die Methode zu erstaunlichen Ergebnissen führt:
Alle Anwender*innen konnten die Wertesysteme verstehen und sich selber einordnen. Viele formulierten spontan Veränderungspotenzial bei sich und ihren Teams. Es wurden Unterschiede zu anderen Teams (Subkulturen) beobachtet. Dabei waren die Formulierungen sehr wertschätzend. Das Verständnis für andere Kulturen konnte offensichtlich geweckt werden. Die Analyse und das Gespräch führten – wie erhofft – dazu, dass andere Motivationen besser verstanden und akzeptiert wurden.
