Kommunikation ist wohl die grösste Herausforderung in jeder Organisation. Trotz bestehender Prozesse entstehen Missverständnisse unter Projektmitgliedern − sei dies in Bezug auf die Verantwortlichkeiten oder das Projektziel. Die Folgen: Frustration, verzögerte Projekte und nicht vollausgeschöpfte Erfolgspotenziale. Das wünscht sich niemand.
Nachdem ich etliche Interviews mit internen Ansprechpersonen geführt habe, kristallisierte sich heraus, dass sich viele Prozesse über die Zeit etabliert haben − ohne klare Projektziele oder zeitgemässe Abläufe.
Um diesem Missstand entgegenzuwirken, entstanden schnell erste Ideen wie beispielsweise Briefings, die im Vorfeld eines Projekts durchgeführt werden. Dies reicht jedoch nicht aus, denn auch die Rollen und deren Zuständigkeiten waren bei vergangenen Projekten zum Teil unklar oder wurden nicht (mehr) trennscharf angewendet.
Aus diesen Gründen entwickelte ich den Ansatz des «Base Canvas», einer Kombination aus Briefing, Mapping und Aufgabenerstellung. Dies, um allen Projektmitgliedern ein solides Fundament zu bieten und um Missverständnisse zu verhindern. Anhand verschiedener Aufgaben, Projektteams und vielfachen Iterationen passten wir den «Base Canvas» an die Bedürfnisse unserer Organisation an.
Ziel ist es, dass diese Methode künftig bei Kick-off-Meetings zum Einsatz kommt, um eine gemeinsames Basis für jegliche Projekte und die wahrzunehmenden Rollen zu schaffen.
Wie können wir zukünftige Marketingprojekte mit dem Bereich koordinieren, damit alle Beteiligten ihre Rolle kennen und entsprechend wahrnehmen können?
Über die Jahre etabliert sich oft Abläufe und Verhaltensstrukturen, die im heutigen Umfeld veraltet sind und nicht mehr oder nur teilweise angewendet werden können. Die Zusammenarbeit mit einem interdisziplinären Projektteam und einer soliden Basis kann den Erfolg gewährleisten.
Set up
Der*die Facilitator*in beruft ein Kick-off-Meeting mit einem projektbezogenen, interdisziplinären Team von maximal sechs Personen ein. Dem Projektteam muss der «Base Canvas» grundsätzlich nicht vertraut sein. Der Canvas kann in einem physischen Meeting wie auch online angewendet werden.
Ablauf
Als erstes füllt das Projektteam gemeinsam ein Massnahmen- oder Kommunikationsbriefing aus. Darin werden auch die Verantwortlichkeiten definiert. Federführend ist dabei der der*die Facilitator*in.
Nachdem die Erwartungen, Ziele und das Budget fixiert sind, folgt das Projectmapping. Dabei wird das Kernteam definiert und um weitere projektrelevante Rollen ergänzt. Die teaminternen Abhängigkeiten werden erfasst und visuell dargestellt. Dieses kann bei Bedarf während des Projektverlaufes angepasst werden.
Nach dem Mapping werden im Team die Aufgaben festgelegt und terminiert. Damit ist die gemeinsame Basis für das Projekt geschaffen.
Ergebnisse
Der «Base Canvas» hilft zu Beginn eines neuen Projektes eine gemeinsame Basis und eine positive Denkweise zum Projekt zu schaffen. Dies bestätigen die involvierten Testpersonen. Mein Ziel ist es, die Methode vorerst in einem Teilbereich der Organisation anzuwenden und Erfahrungen zu sammeln, anschliessend kann sie auf weitere Bereiche übertragen werden.
Reflexion
Dank der miterarbeiteten «Base Canvas» können alle Projektinvolvierten jederzeit auf die Basisdefinitionen hinweisen und ihre Entscheide darauf abstützen. Dies sorgt für Struktur, Sicherheit und Orientierung und garantiert eine ergebnisorientierte Vorgehensweise. Durch die projektorientierte Zusammenarbeit werden Ideen breit mitgetragen und finden Akzeptanz.
