Changing Communication Patterns

Strukturierte und lösungsorientierte Kommunikation mit Hilfe eines Leitfadens im laufenden Change-Prozess.

Von Louisa Gisler

Change-Prozesse in Unternehmen können bei den Mitarbeitenden zu Unklarheiten und emotionalem Stress führen. Zeit und Raum für die Kommunikation sind bei Umstrukturierungen daher elementar. Aber wie können Mitarbeitende stärker in den Reorganisationsprozess einbezogen werden, wenn sie von einem Wechsel ihrer Position, ihres Teams oder einer inhaltichen Neuausrichtung des Aufgabengebiets betroffen sind?

Das Mindset Presencing half mir in einem ersten Schritt bei der aktuellen Straffung der Organisation, “die Wahrnehmung aus dem Gefängnis der Vergangenheit zu befreien und sie aus der Zukunft operieren zu lassen”.*
In einem zweiten Schritt wurde zur Vorbereitung des Change-Kick-off-Meetings mit der Solar Eclipse Guideline von beiden Parteien Key-Questions, Personal Needs / Call-to-Actions einzeln erarbeitet. Während des Meetings kam als Teil der Methode das Overlap-Doodling zur Anwendung. Hierzu wurden ausgewählte Key-Questions wie die Teamzusammenstellung und der Umstrukturierungs-Zeitstrahl mit einfachen Aufzeichnungen gemeinsam identifiziert.

Am Ende des Gespräches befand ich mich mit dem Leadership auf einer inhaltlichen Ebene. Wir hatten den Grundstein für zukünftige Gespräche erarbeitet und gelegt.

Wie können Mitarbeitende stärker in den Reorganisationsprozess einbezogen werden, wenn Sie von einem Wechsel ihrer Position, ihres Teams oder einer inhaltichen Neuausrichtung des Aufgabengebiets betroffen sind?

Ausgangslage

Disruptive Energien, neue Technologien und ein verändertes Konkurrenzumfeld zwingen Unternehmen, ihre bisherigen Strategien zu überdenken und zu ändern. Diese Veränderungen führen auch zu erheblichen, einschneidenden Umstrukturierungen im Mitarbeiterbereich und zur Wandlung einzelner Jobprofile.

Vorgehen & Methodenanwendung

Wenn in einem Unternehmen eine Reform vor der Türe steht, reagieren die meisten Mitarbeitenden gestresst, egal in welcher Position sie sich befinden. Denn sind wir ehrlich, auch wenn agiles Arbeiten, flexible Arbeitsplätze und die Verbannung sämtlicher Kinder- und Katzenfotos zum guten Ton jedes der Digitalisierung verschriebenen Betriebes gehören, spielt Emotionalität in einer solchen Situation eine grosse Rolle.

Zeit und Raum für das Gespräch ist im Change-Prozess daher fundamental. Aber wie kann der Mitarbeitende aktiv mitwirken? Genau diese Frage musste ich mir selbst während meiner bisherigen beruflichen Laufbahn wiederholt stellen.

Für mich hatte sich bei der gegenwärtigen Reorganisation in einem ersten Schritt die “Befreiung der Wahrnehmung aus dem Gefängnis der Vergangenheit und sie aus der Zukunft operieren zu lassen” als wichtig und richtig erwiesen (Methode Presencing der Theory U). Darauf aufbauend setzte ich die von mir entwickelte Solar Eclipse Guideline ein. Um sich Gedanklich auf das Kick-off-Gespräch vorzubereiten und einzustimmen, füllten beide Teilnehmenden ihr Position Paper aus. Während des Meetings wurde das Overlap-Doodling als Bestandteil der Methode eingesetzt. Wir identifizierten durch einfache Aufzeichnungen und der Key-Question-Agenda die Teamzusammenstellung und den Umstrukturierungs-Zeitstrahl.

Am Ende des Gespräches befand ich mich mit dem Leadership auf einer inhaltlichen Ebene. Wir hatten den Grundstein für zukünftige Gespräche erarbeitet und gelegt.

Ergebnisse & Reflexion

Ergebnisse
Das Leadership und die Personen im Change-Management beurteilen die Anwendung der Solar Eclipse Guideline als durchwegs positiv und sind an einem weiterführenden Einsatz der Methode interessiert. Mein Ziel ist, die Methode im Unternehmen in Zusammenarbeit mit dem HR zu institutionalisieren und zu etablieren.

Methoden-Reflexion
Die Methode wirkt aufbauend für die Beziehung der beiden Parteien. Die Wahl von Overlap-Doodling hat sich in dieser Art von Gespräch und in Kombination mit den anderen Komponenten der Guideline als richtig erwiesen. Die Qualität der Actionables / Conclusions wird dadurch verbessert. Empathie und Verständnis füreinander wurden geschaffen und das Gefühl, gemeinsam Lösungen voranzubringen gestärkt. Die Methode schafft Vertrauen und Transparenz.

Position Papers ausfüllen
Position Papers ausfüllen
Mit Position Paper Key-Questions-Agenda erstellen
Mit Position Paper Key-Questions-Agenda erstellen
Overlap-Doodling
Overlap-Doodling
Conclusions und Actionables festhalten
Conclusions und Actionables festhalten


* Werner A. Leeb im Gespräch mit Dr. Claus Otto Scharmer, publiziert in Trigon Themen, 2/2002