In der agilen Projektmanagementmethode Scrum gibt es klar definierte Ereignisse und regelmässige Meetings. Die Zielsetzung war bekannt, der Weg jedoch unklar. Die Folge waren langwierige Diskussionen und ungeklärte Fragen unter hohem Zeitaufwand ohne Zielerreichung.
Es stellte sich die Frage, wie wir die Meetings für alle Teilnehmenden effizienter gestalten und aufkommende Diskussionen managen können.
Die Methode erlaubte dem Team, unter Einbezug der Wünsche und Erwartungen eines jeden einzelnen Teammitglieds, gemeinsam einen Ablauf und Regeln zu entwickeln. Ausserdem wurde die Methode an individuelle Situationen angepasst.
Mit Hilfe der Schiedsrichter-Methode konnte der Zeitaufwand um 50% reduziert und ungeklärte Fragen und Themen gezielt delegiert werden.
Wie können wir den Meeting-Tag für alle Teilnehmenden effizienter gestalten und aufkommende Diskussionen fair managen?
Alle zwei Wochen fand der sogenannte Meeting-Tag statt, an welchem drei aufeinanderfolgende Meetings durchgeführt wurden. Hierbei war das gesamte Team anwesend. Der Output war jedoch nicht immer für alle gleich befriedigend, da es häufig zu Fachdiskussionen kam, welche nicht alle Teilnehmenden betraf. Ausserdem konnte selten die geplante Zeit eingehalten werden, wodurch Meetings den kompletten Tag in Anspruch nahmen.
In einem Workshop wurde mit allen Teilnehmenden ein Ablaufplan, die Spielregeln und die Eckpunkte für den Meeting-Tag festgelegt. Hierzu wurde eine Agenda inklusive Zeitplan pro Traktand erstellt. Für die Zielsetzung wurde die Frage «Was möchtest du am Ende des Meetings erreicht haben / wo liegt dein Mehrwert?» zentralisiert.
Für die Regeln hat jede*r Teilnehmende auf Post-it’s folgende Fragen beantwortet:
- Was stört dich an der bisherigen Vorgehensweise?
- Was gefällt dir an der bisherigen Vorgehensweise?
- Was für Erwartungen hast du an die zukünftige Vorgehensweise?
Am folgenden Meeting-Tag wurde ein Schiedsrichter ernannt und alle Teilnehmenden bekamen ihre Aktionskarten. Der Ablaufplan war ein gutes Framework für das Timemanagement. Wurde nun die Gelbe Aktionskarte gespielt, entschied sich der Schiedsrichter oftmals für die Parkplatz-Lösung.
Zu Beginn wurden die Aktionskarten nur mit Bedacht eingesetzt. Die Herausforderung lag für den Schiedsrichter besonders darin, sich für eine Massnahme zu entscheiden.
In späteren Meetings konnten die betreffenden Personen sich selbst für eine Variante entscheiden. Zusätzlich wurden die Aufgaben des Schiedsrichters um folgende Punkte erweitert: Meeting einleiten und beenden sowie die wichtigsten Entscheidungen festhalten. Um Themen direkt zu delegieren wurde der Parkplatz in spezifische Bereiche aufgeteilt.
Die Methode erlaubte eine flexible Gestaltung, was für unsere Bedürfnisse sehr vorteilhaft war. Die Gesamtzeit des Meeting-Tag konnte mit einem halben Tag eingehalten werden. Der Einsatz des Schiedsrichters nahm im späteren Verlauf ab, da die Teilnehmenden oftmals selbst bemerkten, wann sie vom Thema abschweiften oder sich nicht an die vereinbarten Regeln hielten.
