Demokratie in der Meeting-Diktatur

Fairplay und Zeitmanagement während Meetings effizienter gestalten.

Von Nathalie Stenger

In der agilen Projektmanagementmethode Scrum gibt es klar definierte Ereignisse und regelmässige Meetings. Die Zielsetzung war bekannt, der Weg jedoch unklar. Die Folge waren langwierige Diskussionen und ungeklärte Fragen unter hohem Zeitaufwand ohne Zielerreichung.
Es stellte sich die Frage, wie wir die Meetings für alle Teilnehmer effizienter gestalten und aufkommende Diskussionen managen können.

Die Methode erlaubte dem Team, unter Einbezug der Wünsche und Erwartungen eines jeden Einzelnen, gemeinsam einen Ablauf und Regeln zu entwickeln. Ausserdem wurde die Methode an individuelle Situationen angepasst.
Mit Hilfe der Schiedsrichter-Methode konnte der Zeitaufwand um 50% reduziert und ungeklärte Fragen und Themen gezielt delegiert werden.

Wie können wir den Meeting-Tag für alle Teilnehmer effizienter gestalten und aufkommende Diskussionen fair managen?

Ausgangslage

Alle zwei Wochen fand der sogenannte Meeting-Tag statt, an welchem drei aufeinanderfolgende Meetings durchgeführt wurden. Hierbei war das gesamte Team anwesend. Der Output war jedoch nicht immer für alle gleich befriedigend, da es häufig zu Fachdiskussionen kam, welche nicht alle Teilnehmer betraf. Ausserdem konnte selten die geplante Zeit eingehalten werden, wodurch Meetings den kompletten Tag in Anspruch nahmen.

Vorgehen & Methodenanwendung

In einem Workshop wurde mit allen Teilnehmern ein Ablaufplan, die Spielregeln und die Eckpunkte für den Meeting-Tag festgelegt. Hierzu wurde eine Agenda inkl. Zeitplan pro Traktand erstellt. Für die Zielsetzung wurde die Frage “Was möchtest du am Ende des Meetings erreicht haben / wo liegt dein Mehrwert?” zentralisiert.

Für die Regeln hat jeder Teilnehmer auf Post-it’s folgende Fragen beantwortet:

  • Was stört dich an der bisherigen Vorgehensweise?
  • Was gefällt dir an der bisherigen Vorgehensweise?
  • Was für Erwartungen hast du an die zukünftige Vorgehensweise?

Am folgenden Meeting-Tag wurde ein Schiedsrichter ernannt und jeder Teilnehmer bekam seine Aktionskarten. Der Ablaufplan war ein gutes Framework für das Timemanagement. Wurde nun die Gelbe Aktionskarte gespielt, entschied sich der Schiedsrichter oftmals für die Parkplatz-Lösung.  

Ergebnisse & Reflexion

Zu Beginn wurden die Aktionskarten nur mit Bedacht eingesetzt. Die Herausforderung lag für den Schiedsrichter besonders darin, sich für eine Massnahme zu entscheiden.
In späteren Meetings konnten die betreffenden Personen sich selbst für eine Variante entscheiden. Zusätzlich wurden die Aufgaben des Schiedsrichters um folgende Punkte erweitert: Meeting einleiten und beenden sowie die wichtigsten Entscheidungen festhalten. Um Themen direkt zu delegieren wurde der Parkplatz in spezifische Bereiche aufgeteilt.

Die Methode erlaubte eine flexible Gestaltung, was für unsere Bedürfnisse sehr vorteilhaft war. Die Gesamtzeit des Meeting-Tag konnte mit einem halben Tag eingehalten werden.  Der Einsatz des Schiedsrichters nahm im späteren Verlauf ab, da die Teilnehmer oftmals selbst bemerkten, wann sie vom Thema abschweiften oder sich nicht an die vereinbarten  Regeln hielten.

Parkplatz
Parkplatz
Spielplan
Spielplan