Die erfolgreiche Integration der Zivildienstleistenden in kurzer Zeit stellt eine Herausforderung für die Organisation dar. Am Anfang stand die übergeordnete Idee, die Bedürfnisse der Organisation mit den Fähigkeiten und Interessen der Kurzzeit-Einsatzleistenden so in Einklang zu bringen, dass während des Kurzzeiteinsatzes ein möglichst hoher Wert für die Organisation und die Zivildienstleistenden geschaffen werden kann. Es zeigte sich, dass ein guter Einstieg in die Zusammenarbeit entscheidend für den weiteren Verlauf des gesamten Kurzeinsatzes ist. Eine gezielte methodische Gestaltung des ersten Arbeitstages unterstützt dies. Dafür wurde die Methode «Matchmaking» entwickelt.
Wie können wir das Kennenlernen am ersten Arbeitstag für neue Kurzzeit-Mitarbeitende gestalten, um eine konstruktive Basis für eine schnelle und effektive Zusammenarbeit zu schaffen?
Die Geschäftsstelle der Patientenorganisation «Schweizerische Vereinigung Morbus Bechterew» wird regelmässig von einzelnen Zivildienstleistenden unterstützt. Die Zivildienstleistenden leisten einen befristeten Einsatz in der Organisation und helfen im Projektteam, in der Administration, in der Informatik und in der Kommunikation mit. Sie stehen für etwa ein bis drei Monate pro Jahr zur Verfügung – oft über einen Zeitraum von zwei bis vier Jahren. Die Herausforderung besteht vor allem darin, ein schnelles und gutes Kennenlernen zu unterstützen und möglichst früh gemeinsam mögliche Einsatzfelder zu entdecken.
An der Entwicklung der Methode «Matchmaking» waren verschiedene Mitarbeitende im Rahmen von Kurzworkshops und Interviews beteiligt. Zudem konnten einzelne Elemente der Methode zu verschiedenen Zeitpunkten mit unterschiedlichen Zivildienstleistenden getestet werden.
Methodenidee
Am Anfang stand die Idee, die interne Kommunikation in der Organisation zu verbessern. Da die Bechterew-Vereinigung auch ein Einsatzbetrieb für Zivildienstleistende ist, verlagerte sich der Schwerpunkt dann auf die Verbesserung der Kommunikation und des Nutzens dieser Zivi-Einsätze. Übergeordnetes Ziel war es nun, die Bedürfnisse der Organisation mit den Fähigkeiten und Interessen der Zivildienstleistenden in Einklang zu bringen, um während des Kurzeinsatzes den grösstmöglichen Nutzen für die Organisation zu schaffen.
Problemverständnis und erster Entwurf
Die Methode «Journey Map» hat geholfen, die Knackpunkte des Zivi-Einsatzes aus Sicht der Mitarbeitenden der Organisation und auch aus Sicht der Zivildienstleistenden zu beleuchten. Es wurde klar, dass zu Beginn, während und auch am Ende des Einsatzes Methoden hilfreich wären, um die Effektivität eines Einsatzes zu unterstützen.
Es kristallisierte sich heraus, dass unter anderem ein guter Start der Zusammenarbeit entscheidend für den weiteren Verlauf des Kurzeinsatzes ist. Daher wurde ab diesem Zeitpunkt der Schwerpunkt auf die Entwicklung einer Methode gelegt, die am ersten Arbeitstag des Kurzzeiteinsatzes zum Einsatz kommen sollte.
Testing und iterative Anpassung
Der «Kennenlern-Canvas» wurde in verschiedenen Formaten und mit unterschiedlichen Inhalten mit einzelnen Mitarbeitenden getestet und iterativ weiterentwickelt. In der finalen Version wurde darauf geachtet, dass genügend Fragen zu Fähigkeiten und Interessen vorhanden sind. Diese sind für das «Matchmaking» oft am hilfreichsten. Dennoch enthält der «Kennenlern-Canvas» auch drei Felder, in denen Unbekanntes, Kurioses sowie Wünsche und Zukunftspläne an die Oberfläche kommen können.
Schnell war klar, dass ein Brainstorming beziehungsweise ein Brainwriting zur Ideenfindung eingesetzt werden sollte. Gerade bei der Integration eines neuen Teammitglieds ist es wichtig, dass jede Person die Möglichkeit hat, Ideen aufzuschreiben. So kann eine gefühlte Hierarchie überwunden und eine inklusive Atmosphäre geschaffen werden.
Bei der Anwendung der Methode mit den wabenförmigen Post-its wurde deutlich, dass das Andocken besser funktioniert (und mehr Spass macht) als bei der Verwendung von quadratischen Post-its. Auch das Waben-Schlussbild hinterlässt bei den Teilnehmenden ein gutes Gefühl der produktiven Zusammenarbeit.
Die potenziellen «Matches» sind nicht immer so eindeutig, wie man es sich wünschen würde. Nichtsdestotrotz hilft diese Art der Erarbeitung sehr, um gemeinsam Handlungsfelder zu finden. Die Teilnehmenden empfanden die Methode grundsätzlich als hilfreich. Insbesondere der Teil mit dem «Kennenlern-Canvas» hat den Teilnehmenden Spass gemacht und sie haben Dinge erfahren, die sie überraschten. Positiver Nebeneffekt: Da der ausgefüllte «Kennenlern-Canvas» im Pausenraum an der Wand hängen blieb, ergaben sich weitere Gespräche mit anderen Mitarbeitenden und dem neuen Zivildienstleistenden.
Das offene Brainstorming hilft auch der betreuenden Person, um neue Ideen für die Organisationen zu bekommen, da der Zivildienstleistende seine Sicht von aussen einbringt und nicht von einer gewissen «Betriebsblindheit» beeinflusst ist. Die ganze Methode wird laufend angepasst und optimiert. Schade ist, dass in der Zeit der Methodenentwicklung nur eine geringe Anzahl Zivildienstleistender einen ersten Einsatz in der Organisation hatte. Daher konnte die Methode in ihrer endgültigen Form noch nie mit einer Person aus der Kernzielgruppe durchgeführt werden.
