Gemeinsam an einem Strang ziehen

Ein visuelles Werkzeug, um die Kommunikation in Teams zu verbessern, Hypothesen zu verfeinern und Entscheidungen darüber zu treffen, worauf man sich individuell und gemeinsam konzentrieren sollte.

Eine der grössten Herausforderungen innerhalb meines Teams und meiner Organisation ist die Kommunikation. Trotz Agilen Arbeitsmethoden gab es immer wieder missverständnisse unter Teammitgliedern oder Stakeholdern zum Projektziel oder dem richtigen Userflow oder dem Projekt aufwand. Viel zu oft werden entscheidungen von einzelnen getroffen und nicht gemeinsam. Die konsequenz sind Frustrierte Mitarbeiter die nicht gehört wurden, falsche annahmen zu Bedürfnissen und nicht durchdachte Lösungen. Projekte verzögern sich und im schlimmsten fall sind absolut irrelevant für den Mark oder unsere Kunden. Das Methodenprojekt war eine Ideale Möglichkeit, um mich diesem Problem der Kommunikation im Team zu widmen.

Ich begann meine Arbeit mit kleinen zweier Interviews aller Teammitglieder und versuchte klar zu abstrahieren was ihre Frustration mit dem momentanen Prozess ist und für was konkret sie eine Lösung wünschen. So entstanden erste Hypothesen und die Idee einem neuen Kick-Off Meeting. Nach einer ersten Testphase kristallisierte sich jedoch heraus, dass viele Projektleiter das Meeting nicht wie gewünscht durchführen, wichtige Informationen vergessen gingen oder der Workshop nicht richtig durchgeführt wurde. Nach einer weiteren Feedback und Input Runde war mir klar es brauchte etwas Physisches und so kam ich auf die Canvas als Lösung.

Ich orientierte mich stark an bereits vorhanden Lösungen wie der Team-Canvas und definierte in weiteren Team Workshops die einzelnen felder der Canvas. Iterativ haben wir dann zusammen am Ausbau bzw. vor allem vereinfachung der Canvas gearbeitet.  

Ziel der Canvas ist es, in einem Workshop zusammen ein gemeinsames Verständnis für das Projekt une eine gemeinsame Lösung zu entwickeln. Durch das ausfüllen der Canvas im Team werden Diskussionen gestartet und alle Blickwinkel in betracht gezogen.

Wie können wir Projektziele, Ideen in Zukunft gemeinsam im Team definieren, mögliche Lösung zusammen erarbeiten und alle Beteiligten von beginn an beteiligen und abholen.

Ausgangslage

Ich arbeite in einer Bank, als UX Designerin und werde täglich mit bereits festgelegten Lösungen konfrontiert. Ich stelle diese jedoch immer wieder in Frage und versuche die vorgeschlagenen Hypothesen/Ideen/Lösungen zu testen. Dabei involviere ich immer wieder mein Team und nehme mir Zeit mit ihnen die Lösung nochmals aus einer ganz anderen Perspektive zu beleuchten, hole Inputs von Stakeholdern und öffne meist den Fächer mehr als unsere Business Engineers.

Die erarbeitung von Lösungen für Kundenbedürfnisse erfolgt bei uns von Business Engineers. Diese sitzen oft Wochen, Monate isoliert an einer möglichen Lösung. Da ihnen gängige Arbeitsmethoden nicht so bekannt sind beziehen sie bei diesem Prozess nicht das Team mit ein und als Konsequenz schafft die Lösung oft keinen wirklichen Mehrwert für den Endnutzer, sind nicht ganzheitlich durchdacht oder hinter das Team kann nicht dahinter stehen.

In meinen ersten Interviews habe ich das gesamte Team so wie Projektleiter, Product Owner, Business Engineers und Scrum Master involviert. Ich wollte vorerst so viele Inputs wie möglich sammeln. Nachdem ich dann die Canvas als mögliche Lösung erwies konzentrierte ich mich beim Testing der Canvas nur noch auf das Development Team und den Business Engineer.

Vorgehen & Methodenanwendung

Vorgehen
Ich habe mich bei der ausarbeitung der Aufgabe sehr an den Design Thinking Prozess gehalten und bin stark iterativ vorgegangen. Kurze “Kaffee” Meetings mit Mitarbeitern und einfache interne umfragen waren meine ersten Schritte um erstmal zu verstehen wo das Hauptproblem besteht und wo tatsächlich eine Lösung möglich wäre. Ich durchforste das Internet nach möglichen bereits vorhanden Lösungen, jedoch passte keine wirklich zu den angegebenen Bedürfnissen. Mit den zusammengefügten Insights konnte ich dann gut von der Discover zur Define Phase übergehen wie im Double Diamond und meine “How might we” Frage formulieren.

Durch Co-Creation workshops versuchte ich dann mögliche Methoden zu entwickeln und diese im Team gegen zu testen. Lustigerweise merkten wir genau bei diesen Workshops, dass es vor allem um Co-Creation geht und um die gemeinsame Entwicklung einer Lösung. So entstand Inspiriert von bereits vorhandenen Lösungen wie der Team-Canvas und der Business-Model Canvas ein erster Entwurf unserer Canvas.

Anwendungsfall
Die Team Alignment Canvas wurde in mehreren Workshops mit 2 bis 6 Teilnehmern ausgefüllt. Ziel war es dabei immer wieder die Felder auf der Canvas zu prüfen und verifizieren. Sind sie wirklich hilfreich, sind es zuviele, sind die Informationen die man erarbeitet wirklich relevant, sind die Informationen hilfreiche etc.

Durch Card-Sorting erarbeitete ich im Team erste Felder die auf der Canvas platziert werden sollten. Den daraus resultierenden Prototypen habe ich dann mit 5 Teilnehmer erprobt. Generell kam die Canvas dabei sehr gut an, es resultieren wichtigen Erkenntnisse, die den Aufbau der Canvas nochmals stark beeinflussten.

Ich reduzierte aus den Learnings stark die Anzahl Felder auf der Canvas. Auch implementierte ich mehr Felder die das Ziel hinterfragen bzw. die das Ziel stärker auf das Nutzer Bedürfnis fokussierten. Ich fügte das “Parkplatz” Feld hinzu, damit beim Diskutieren (was natürlich sehr erwünscht war) nicht allzu sehr der Fokus verloren geht und ich erarbeitete eine genaue Anleitung mit einer Detaillierten beschreibung der einzelnen Felder.

In einem zweiten Test wurde die Canvas dann erneut auf die Probe gestellt, jedoch in einem kleineren Rahmen mit nur drei Teilnehmern. Das Resultat war sehr erfreulich, das ausfüllen machte allen Spass, der Projektleiter empfand das Handling als einfach und er suggerierte die Ideen, unsere Canvas als Leuchtturm für ein Projekt zu nutzen.

Ergebnisse & Reflexion

Lieferergebnisse
Das Endresultat hat sich bis jetzt in den Testrunden als ideal erwiesen. Es brachte immer das gesamte Team auf einen Nenner und schafft es durch die gezielte Fragestellung eine gemeinsame Projekt Vision zu erstellen.

Ich glaube durch die Canvas haben wir endlich ein Tool, was uns näher zusammenbringt und Ideen durch mehreren Köpfe kreiert was schlussendlich zu besseren Lösungen führt.

Reflektion
Die erarbeitung zusammen mit allen Beteiligten und der kontinuierliche Austausch waren definitiv das wichtigste bei der Entwicklung. Ohne Co-Creation und den vielen Inputs wäre ich nie auf die Canvas Lösung gekommen. Vor allem beim verdichten der Ideen hatte ich grosse schwierigkeiten Inputs nicht zu verwerfen weil sie mir nicht gefielen oder ich sie als Nutzlos erachtet te. Meine Annahmen wurden im Testing immer wieder über Bord geworfen, dass zeigte mir klar wie wichtig iteratives testen und vor allem schnelles testen sein kann.