Justizvollzug und Wiedereingliederung (JuWe) ist in den vergangenen Jahren gewachsen, sowohl was die Aufgaben als auch was die Anzahl der Mitarbeitenden betrifft. Der Betrieb des Bürogebäudes kann heute nicht mehr optimal geführt werden. Neue oder zusätzliche Büroflächen können aus verschiedenen Gründen nicht gemietet werden. Die Raum- und Flächennutzung muss daher optimiert und neu gestaltet werden.
Die digitale Transformation, die fortschreitende Vernetzung und mobiles Arbeiten stehen heute auch im JuWe auf dem Programm. Diese Entwicklung erfordert neue Arbeitswelten. Das Büro in Koexistenz zum mobilen Arbeiten/Homeoffice ist heute nicht nur Arbeitsort, sondern der Rahmen für Gemeinschaft, Kreativität und Inspiration.
Als Pilotprojekt soll der Pausenraum bedürfnisorientiert und nutzerzentriert gestaltet werden. Aber wie finden wir Mitarbeitende, die Spass daran haben, mitzugestalten und sich einzubringen?
Mit der Methode co-kreative Bedürfnisanalyse «Wolkenwand» können Mitarbeitende aktiv mitgestalten und ihre Bedürfnisse und Ideen platzieren. Dazu werden Fragen zu Bedürfnissen und Ideen auf Moderationswolken aufgeschrieben, im Pausenraum an die Wand gehängt und Haftnotizzettel und Stifte bereitgelegt. Die Initiatorin analysiert nach ein bis zwei Wochen die Haftnotizzettel, gruppiert diese und teilt sie den Dimensionen zu.
Das Ergebnis war eine Übersicht über Bedürfnisse und Ideen, welche nun für die Neugestaltung des Pausenraums weiterentwickelt werden.
Wie können wir Mitarbeitende finden, die Spass daran haben, den Pausenraum bedürfnisorientiert und nutzerzentriert mitzugestalten?
Beim Pilotprojekt Pausenraum handelt es sich um den Pausenraum des 6. Stockwerks, in welchem die Fachbereiche HR und Finanzen & Controlling untergebracht sind. Deren Mitarbeitende sind ins Projekt involviert. Auch diese beiden Fachbereiche sind in den vergangenen Jahren gewachsen. Der Pausenraum ist mittlerweile deutlich zu klein und das Mobiliar unpraktisch sodass keine gemeinsamen Pausen möglich sind und diese daher in Schichten gemacht werden. Zur Entschärfung der Situation wurden zusätzliche Tische und Stühle im Gang aufgestellt. Um die Situation zu verbessern sollen die Bedürfnisse und Ideen der betroffenen Personen gesammelt werden.
Information der Mitarbeitenden
Dazu habe ich eine E-Mail verschickt und über das Projekt informiert und zeitgleich einen Flyer am Kühlschrank des Pausenraums platziert.
Vorbereitungen
Ich habe mir neun Fragen überlegt, mit welchen ich die Bedürfnisse und Ideen der Mitarbeitenden herausfinden konnte, zum Beispiel: Wie können wir den Raum so gestalten, dass ein attraktiver Pausenraum entsteht? Was ist im Pausenraum besonders wichtig? Diese Fragen habe ich auf Moderationswolken geschrieben und im Pausenraum aufgehängt. Dazu Haftnotizzettel und Stifte bereitgelegt und los ging's.
Ideen- und Bedürfnis-Sammlung
Am Anfang war die Beteiligung etwas verhalten, sodass ich zwei Mitarbeitende motivierte, ihre Ideen, welche sie mir bereits in Gesprächen mitgeteilt haben, auf Haftnotizzettel zu schreiben und aufzuhängen. Dies half, weitere Mitarbeitende zu gewinnen und es wurden viele Bedürfnisse und Ideen aufgeschrieben und im Pausenraum aufgeklebt.
Analyse und Kategorisierung
Nach circa 10 Tagen habe ich die Haftnotizzettel geclustert und die Rückmeldungen den Dimensionen Betrieb, Charakteristika, Nutzung, Raumgestaltung, Technische Ausstattung und Mobiliar zugeordnet. Den Dimensionen Mobiliar und Raumgestaltung konnten am meisten Bedürfnisse/Ideen zugewiesen werden. Bei der technischen Ausstattung wurde mehrfach zu grelles Licht und eine zusätzliche Mikrowelle genannt.
Wie geht es weiter?
Die Ideen und Bedürfnisse zu einem Konzept weiterentwickelt und mit der Neugestaltung des Pausenraums beginnen.
Ergebnisse
Viele Mitarbeitende haben ihre Ideen und Bedürfnisse eingebracht. Besuchende des 6. Stocks wurden auf die Anwendung der Methode aufmerksam und einige möchten nun ihre Pausenräume auch neu einrichten. Überraschend war, dass mit einfachen Massnahmen ein attraktiverer Pausenraum gestaltet werden kann. Insbesondere durch Farben und Bilder an den Wänden, frischen Pflanzen oder Kräutern und wärmeres Licht kann ein Pausenraum geschaffen werden, der modern und attraktiv wirkt. Teilnehmende haben zudem vorgeschlagen, die Methode auch für die Besprechungszimmer anzuwenden.
Reflexion
Die Methode eignet sich gut für den Start von Gestaltungsprozessen und bezieht Mitarbeitende in den Kreativprozess mit ein. Dies wird als wertschätzend wahrgenommen. Die Methode ist einfach und kollaborativ. Zur Weiterentwicklung der Ideen zu einem Konzept braucht es jedoch noch weitere Methoden.
