Ideenküche

Lösungsgenerierung als Spassfaktor in einer Expertenorganisation

Von Matthias Bürke

Vorhandenes Wissen im Unternehmen, Team oder an einem Workshop zu teilen, ist oft herausfordernd. Die Lösung ist es, in einem Expertenumfeld eine Plattform zu bieten, die den Austausch fördert. Sitzungen oder spontane Diskussionen sind entweder viel Aufwand oder schaffen zwar Ideen, diese werden aber kaum weiterverfolgt oder dokumentiert.

Das Wise Board schafft hier mit ein paar Stiften und einem White Board oder einem Flipchart eine einfache Lösung. Dazu wird eine Frage auf dem Wise Board notiert, auf welchem alle Teammitglieder antworten können. Dadurch wird mit wenig Aufwand Wissen geteilt und Lösungen innerhalb des Unternehmens entwickelt. Vier Zonen für die Frage, Ideen, Lösungen und Kreativität schaffen einen einfachen Rahmen.

Als Abschluss wird das Wise Board fotografiert und so das gewonnene Wissen dokumentiert.

Wie kann ich technikaffinen Mitarbeitenden ein spielerisches Tool bieten, damit sie Wissen teilen und kollaborativ Fragen beantworten?

Ausgangslage

Ich arbeite in einem interdisziplinären Team. Dieses setzt sich grob aus den drei Fachrichtungen der Ingenieurswissenschaften, Physik und Betriebswirtschaft zusammen. Entsprechend viel und unterschiedliches Fachwissen ist im Unternehmen vorhanden. Dennoch ist der Austausch zwischen Mitarbeitenden im Unternehmen suboptimal: Entweder findet kein oder kaum Austausch statt oder aber es wird viel diskutiert. Die Herausforderung in letzterer Situation ist dabei, dass die verbal ausgetauschten Informationen auch dokumentiert und weiterverarbeitet werden.

Vorgehen & Methodenanwendung

Der Ort des Geschehens
Wir verwenden das Wise Board im Unternehmen in der Teeküche, dem zentralen Ort. Damit kommt jede/jeder Mitarbeitende mehrmals täglich am Wise Board vorbei. Wer eine Frage an seine/ihre Mitarbeitenden hat schreibt diese in die oberste Zone «Frage». Zudem meldet diese Person sich beim Facilitator, damit dieser Bescheid weiss, dass eine Frage gestellt wurde.

Die Frage
Der Facilitator prüft ob die Frage verständlich ist und sie nicht inhaltlich passend für das Wise Board ist. Eine geschlossene Frage, die mit ja oder nein beantwortet werden kann, wandelt er in eine Umfrage um. Eine Frage die möglicherweise von einer bestimmten Person wie dem Rechtsdienst oder einem externen Berater beantwortet werden können, leitet er an diese Personen weiter. Wo nötig ergänzt er oder fragt nach, um die Verständlichkeit zu verbessern.

Die Ideen
Die Mitarbeitenden notieren ihre Ideen, welche zur Beantwortung der Frage beitragen könnten. Das nutzen sie die mittlere Zone «Ideen». Die Ideen anderer, welche bereits notiert wurden, werden als Inspiration genutzt. Es geht dabei gezielt darum, dass Ideen weiterentwickelt werden. Kommentare sind ebenfalls willkommen. Wenn vorhanden helfen Magnete mit Symbolen um Zustimmung, Freude oder Unverständnis auszudrücken

Die Lösungen
Weiss jemand bereits die Antwort, so nutzt er die unterste Zone «Lösungen». Die Mitarbeitenden notieren hier die Lösungen aus Ihrer Sicht. Wird eine Lösung notiert, so prüft der Facilitator mit der Person, welche die Frage gestellt hat, ob sie bereits damit zufrieden sei. Sollte das der Fall sein, so wird die Phase «Abschluss eingeleitet»

Die Kreativität
Ein Bereich des Wise Board steht dem Team für Kreativität zur Verfügung. Dieser Bereich darf inspirieren und soll Spass machen.

Der Abschluss
Nach einer Woche wird das Wise Board durch den Facilitator fotografiert und das Foto im Intranet oder auf einem für alle zugänglichen Laufwerk gespeichert. So bleibt das gesammelte Wissen erhalten.

Ergebnisse & Reflexion

Das Wise Board im Unternehmen einzusetzen, hat eine grosse Resonanz ausgelöst. Der erste Prototyp wurde sehr gut angenommen. Er hat den Teilnehmenden sichtlich Spass gemacht. Entsprechend wurden auch bereits Probleme gelöst. Die Einfachheit des Tools hat könnte die Tendenz haben, dass es als zu simpel betrachtet wird.

Das Tool hat die Tendenz Stillen zuzuhören. Der Facilitator hat jedoch kaum eine Möglichkeit zu prüfen, wer von den Teilnehmenden mitmacht. Entsprechend könnte es den Spielplatz eines Subteams werden. Weiter stellt sich die Frage, ob wie das Tool langfristig attraktiv bleibt. Eine Belohnung für die Nutzung schliesse ich aus, da dann möglicherweise extrinsisch motivierte Personen vermehrt teilnehmen und das die Qualität entsprechend abnimmt.

Das Wise Board in unserer Küche
Das Wise Board in unserer Küche
Unsere Technik (Foto: Anya Grushina)
Unsere Technik (Foto: Anya Grushina)
Arbeit am Prototyp (Foto: Anya Grushina)
Arbeit am Prototyp (Foto: Anya Grushina)
Unsere Küche (Foto: Anya Grushina)
Unsere Küche (Foto: Anya Grushina)