In unserer Agentur erstellen wir im Auftrag unserer Kunden gemeinsam kreative Kommunikationslösungen. Wir kommunizieren viel und schnell. Meinungsverschiedenheiten werden nicht immer thematisiert oder aufgearbeitet. Im Rahmen eines extern geführten Workshops zum Thema «Ausrichtung der Agentur» wurde im Nachhinein viel über den Workshop gesprochen, aber nur zwischen einzelnen Teilnehmenden und ohne konkretes Ergebnis. Nachdem ich bereits früher verschiedene Feedback-Instrumente wie «Start, Stop, Continue», offene Feedbackdiskussionen et cetera ausprobiert habe, setze ich mir zum Ziel, ein «neues» Feedback-Tool zu erarbeiten, welches möglichst alle Involvierten gleichermassen zum Zug kommen lässt und einfach anzuwenden ist.
Remote geführt, haben die Teilnehmenden erst für sich ihre Gedanken notiert und diese in einer zweiten Phase entlang eines erstellten Rasters verortet. Erst danach wurden Diskussionen zugelassen, Erkenntnisse geteilt, notiert und zusammengefasst.
Die Rückmeldungen auf das Feedbacktool fielen durchwegs positiv aus. Obwohl uns, wie so oft, die Zeit weggerannt ist.
Wie schaffen wir es, unsere internen Workshops ehrlicher zu reflektieren und möglichst alle Beteiligten gleichberechtigt zu Wort kommen zu lassen?
Mündlich geführte Interviews mit diversen Stakeholdern innerhalb der Agentur haben gezeigt, dass wir punkto Feedback-Kultur Luft nach oben haben. Dass die Rückmeldungen der Stillen, der Ruhigen öfters fehlen, ist bekannt. Die Bereitschaft Neues auszuprobieren, war gleichermassen gross, sowohl bei Mitarbeitenden, Teamleitenden, wie auch in der gesamten Geschäftsleitung.
Ausgangslage
Zu Beginn der Ausbildung wollte ich mehrere Methoden ausprobieren, um unsere internen Meetings aufzuwerten und spannender zu gestalten. Es hat sich allerdings schnell gezeigt, dass in den meisten Meetings, wie Briefings, Updates, Abstimmungen ein weiteres Element nicht förderlich ist. Daher hat sich meine Arbeit letztlich auf das Feedback-Format fokussiert.
Start
Eine Woche nach Durchführung des 2-stündigen Teamlead-Workshops haben wir gemeinsam, die von mir geleitete einstündige Feedbackrunde durchgeführt. Ich habe alle Teilnehmenden informiert, dass die Feedbackrunde auch Teil meiner CAS Arbeit sein wird. Infolge unseres grossen Homeoffice-Anteils im Herbst 2021 wurde das Meeting remote durchgeführt und schriftliche Feedbacks auf einem interaktiven Whiteboard geteilt.
Durchführung
Die 3 N-Regel, welche in den vorangegangenen Workshops eingeführt wurde, behielt auch in der Feebackrunde ihre Gültigkeit: Einzelfeedback, Kritik an Personen dringen nicht nach aussen: Never, nowhere, to nobody. Die Absicht dahinter ist klar: Ehrlichkeit und Transparenz sind nur dann möglich, wenn gegenseitiges Vertrauen da ist. Nach einer kurzen Einführung haben die Teilnehmenden 5 Minuten in Stille den Workshop Revue passieren lassen. Dabei haben sie ihr Gedanken, Assoziationen spontan und unstrukturiert im dafür vorgesehenen Feld für alle sichtbar, aber unkommentiert aufgeschrieben.
Im nächsten wesentlich ausführlicheren Schritt wurden entlang des vorgegebenen Fragerasters verschiedene Themen diskutiert und verhandelt. Die vorher verschriftlichen Gedanken konnten nun konkret sortiert und verortet werden. Fragestellungen waren unter anderen: Haben wir das Ziel des Workshops erreicht? Wie offen und ehrlich waren wir am Workshop? Was hat gefallen? Was nicht? Muss das Format angepasst werden? Persönliche, konkrete Tipps für den nächsten Workshop? Wichtig war auch hier, dass sich alle pro Frage erst zwei Minuten Zeit nehmen konnten, bevor diskutiert wurde. Wo Einigkeit herrschte, wurde nicht weiter auf die Punkte eingegangen. Bei sehr divergierenden Statements wurden diese dargelegt, argumentiert und diskutiert. Der Umstand, dass die Statements erst in einem quasi-anonymen leisen Moment abgegeben werden konnten, hat die mündliche Verhandlung der Standpunkte deutlich erleichtert.
Im letzten Schritt haben wir die diskutierten Feedbacks konsolidiert und in der Rubrik «Handlungsempfehlungen» zusammengefasst.
Schon bei der erstmaligen Anwendung hat sich gezeigt, dass sich ein Gleichgewicht der Sprechzeit der einzelnen Teilnehmenden einfacher bewerkstelligen lässt, als in unseren bisherigen Feedbackformaten. Das regelmässige Abwechseln zwischen stillen, in sich gekehrten Momenten und intensiven Diskussionen zu den einzelnen Themen verlieh der Runde eine Dynamik, die lange hochgehalten werden konnte. Die Teilnehmenden (vor allem die Leisen) fanden den Umstand, dass ihre Statements erst niedergeschrieben und erst danach diskutiert werden konnten, als angenehm und erleichternd. In der realen Welt, in einem Meeting Room, lässt sich diese Quasi-Anonymität in den stillen Phasen schwieriger erreichen.
