2022 wurde der Rekrutierungsprozess der Lernenden auf den Kopf gestellt. Unter dem Motto «Mensch vor Dossier» wurden die ca. 200 zukünftigen Lernenden zum ersten Mal nicht über Lebensläufe, Schulzeugnisse und Motivationsschreiben vorselektiert, sondern in unterschiedlichen Setups zuerst persönlich kennengelernt. Die Projektgruppe Recruiting 2023 hat den Auftrag, Learnings aus der letztjährigen Rekrutierung zu ziehen und den Prozess für 2023 zu definieren und umzusetzen.
Aufgrund des hohen Interesses in der Presse und in der Bildungspolitik einerseits und aufgrund des hohen zeitlichen Aufwandes der involvierten Personen ist das Gelingen von Recruiting 2023 zentral.
Die Methode half dabei, den Start des Projektes sehr bewusst anzugehen und sich die nötige Zeit zu nehmen, Bedenken, Hoffnungen und Ressourcen der Projektmitarbeitenden formulieren und gegenseitig transparent zu machen. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse verleihen den nötigen Fokus. um im Projekt gezielt voranzukommen.
Wie können beim Kick-off die Positionen und Verantwortlichkeiten sowie die Chancen und Risiken bezüglich des Projekts sichtbar gemacht werden, um den Boden für eine gemeinsame Ausrichtung zu bereiten?
Das Projektteam Recruiting 2023 besteht aus sieben Personen aus der Berufsbildung. Die Ziele eines ersten 2-tägigen Workshops waren, die Learnings aus der Rekrutierung des Vorjahres zu ziehen sowie eine Roadmap und die Verantwortlichkeiten für den kommenden Zyklus zu definieren.
Die neue Art der Rekrutierung hatte 2022 national viel Aufmerksamkeit erregt, zudem waren die Mitarbeitenden durch den hohen Aufwand sehr gefordert. Es war deshalb zentral, in diesem ersten Workshop eine gute gemeinsame Grundlage zu erarbeiten, um das Projekt danach effektiv vorantreiben zu können.
Vor dem Workshop
Der Facilitator zeichnete das Template an das White Board, welches im Workshop-Raum vorhanden war.
Start Workshop
Da es das erste Zusammentreffen der Personen im neuen Jahr war, nahmen wir uns zuerst einige Minuten Zeit, in einem Check-in die Feiertage revue passieren zu lassen.
Direkt nach dem Check-in wurden allen Personen vier Post-its verteilt. Diese unterschieden sich in Grösse und Farbe, entsprechend der Farben des Templates. Der Facilitator erklärte den Ablauf der Methode, welche insgesamt ungefähr 60 Minuten dauern wird. Die auf dem Template beschriebenen Fragestellungen sind mehr oder weniger selbsterklärend, und es entstanden kaum Rückfragen.
Anwendung Kick-up
Kick-up, Teil 1– individuelle Reflexion
Die Teilnehmenden (inkl. Facilitator) befüllten während 12 Minuten die vier Post-its entsprechend der Fragestellungen.
Kick-up, Teil 2 – Worst Case Scenario
Nach der ruhigen individuellen Reflexion wurde mit dem Austausch über das Worst Case Scenario begonnen. Reihum lasen die Teilnehmenden ihre Geschichte vor. Nach jeder Möglichkeit, die Geschichte mündlich weiter auszuschmücken. und ihr Post-it an das Whiteboard zu kleben. Nach jeder Geschichte wurde im Plenum gemeinsam kurz diskutiert, welches die Kernpunkte der Geschichte sind, diese wurden als «Key-Findings» stichwortartig auf Post-its notiert.
Kick-up, Teil 3 – Headline
Dasselbe Vorgehen wie oben beschrieben wurde auch bei den Headlines gewählt.
Anschliessend wurden die «Key-Findings» der beiden Aufgaben verglichen und gemeinsam herausgearbeitet, welchen Themen für die weitere Arbeit am Projekt besonders viel Aufmerksamkeit geschenkt werden muss.
Sehr rasch wurde deutlich, dass insbesondere die Themen Kommunikation sowie Effizienz in der Umsetzung erfolgskritisch sein werden.
Kick-up, Teil 4 – My Commitment
In einem nächsten Schritt stellten die Teilnehmenden ihre Antworten zum Thema «My Commitment»vor und klebten die Post-its ebenfalls ins Template.
Es zeigte sich, dass diese Aufgabenstellung eher schwierig war und die Antworten zum Teil noch wenig konkret ausfielen. So wurde im Team entschieden, diese Post-its im weiteren Verlauf des Projektes stetig weiter zu schärfen.
Kick-up, Teil 5 – To Do’s
Selbstverständlich wurden bereits in der Vorbereitung des Workshops Themen und Traktanden gesammelt, die an diesen beiden Tagen bearbeitet werden müssen.
Der Facilitator stellte nun die im Vorfeld erarbeiteten Workshop-Ziele vor. Gemeinsam wurden diese mit den von den Teilnehmenden eingebrachten To-dos verglichen und wo nötig ergänzt. Daraus entstand die Agenda für den weiteren Verlauf der beiden Workshop-Tage.
Das aus der Methode resultierende Ergebnis war sehr erfreulich. Die Stimmung im Team war sowohl aufgelockert als auch sehr fokussiert. Die Geschichten, die im Worst Case Scenario beschrieben wurden, gaben durchaus auch Grund zum Schmunzeln, die Diskussion über die Beiträge und Verantwortlichkeiten brachte Klarheit und gegenseitiges Vertrauen und die aus der Methode heraus entstandene gemeinsame Agenda erhöhte das Commitment für die Weiterarbeit.
Zentral ist, dass während der beiden Tage, aber auch im weiteren Verlauf des Projektes, regelmässig auf die Ergebnisse des Kick-ups geschaut wird und anhand der daraus gewonnenen Erkenntnisse wiederholt die Frage gestellt wird, ob das Projekt auf Kurs ist und das Richtige getan wird.
Die Ergebnisse aus «My Commitment» waren nach dem Kick-up noch eher oberflächlich beschrieben, es hat sich als wertvoll erwiesen, diese im weiteren Verlauf des Projektes zu ergänzen und zu konkretisieren.
Ebenfalls wertvoll scheint, dass das Kick-up analog, mit Post-its, White Board und phyischer Bewegung durchgeführt wurde. Dennoch ist es wohl sinnvoll, die Ergebnisse für die weitere Arbeit elektronisch zu erfassen. So können die sich neu ergebenden Rollen und Beiträge einfach ergänzt werden.
