Für die Organisation wurde ein agiles Framework zur Steuerung und Erfolgsmessung vom Management eingeführt. Der Grund dafür ist die Notwendigkeit sich klarer zu fokussieren und schnell an ein sich ständig veränderndes und zunehmend unvorhersehbares Umfeld (VUCA) anzupassen zu können.
Nach ersten Erfahrungen wurde deutlich, den Gesamtprozess grundlegend optimieren zu müssen. Dabei kommt die Methode «Memoting» zur Effizienzsteigerung zum Einsatz, um den Meetings einerseits eine einheitliche Struktur zu geben, andererseits den Inhalten mehr Schärfe zu verleihen und folglich klarere und gezieltere Entscheidungen herbeizuführen. Das Meeting besteht dabei aus einer einheitlich vorgegebenen und getakteten Agenda mit klarem Timeboxing.
Neben der Methodenanwendung gehört das dazugehörige digitale System genauso zum Objectives and Key Results (OKR) Gesamtprozess dazu, da es für die Erfüllung der Zielerreichung eine grundlegende systematische Unterstützung benötigt, die eine Festlegung von Prioritäten, die kontinuierliche Überwachung der Ergebnisse und die gesamte Kommunikation ermöglicht.
Wie kann in einer grossen Organisation im gesamten Objectives and Key Results (OKR) Framework, die Meetings besser gestaltet und strukturiert werden, um produktivere Diskussionen und Entscheidungen herbeizuführen und der Gesamtprozess mit Hilfe eines digitalen Systems orchestriert und gemanagt werden?
Das OKR Framework treibt die Strategieumsetzung mit klarem Fokus auf Prioritäten und kontinuierlicher Überwachung der Ergebnisse voran. Relativ früh wurde bereits bei den OKR Meetings ersichtlich, dass bei den bestehenden Abläufen mit einer gewöhnlichen Meeting-Kultur mittels Präsentationen die Essenz und die Effizienz nicht wie gewünscht erreicht werden kann. Dabei war und bleibt die grosse Herausforderung, wie die Akzeptanz für einen neuen Ansatz und die damit verbundene notwendige Lernerfahrung für die gesamte Organisation gefördert und der Gesamtprozess gestaltet werden kann.
Ein neues Meeting Design
Die Basis für die Entwicklung eines neuen Meeting Designs waren die Key Results (KR). Dabei liegt der Fokus auf die gemeinsame Reflexion des Status der Zielerreichung, also dessen Fortschritt. Das Bedürfnis ist das Schaffen eines gemeinsamen Nenners mit Hilfe eines schnellen Informationsaustauschs, das Identifizieren von Lösungsmöglichkeiten und das anschliessende gemeinsame Treffen von Entscheidungen.
Erzielt werden soll dies mit Hilfe einer narrativen Form, bei der der Sachverhalt in kompletten und zusammenhängenden Sätzen formuliert wird. Zur Unterstützung steht ein strukturiertes Memo-Template, das durch mehrere Iterationen entwickelt und bewusst auf das Wesentliche reduziert wurde, zur Verfügung. Dieses besitzt generell zwei Funktionen. Einerseits dient das Template als Arbeitsinstrument für eine einheitlich gegliederte Erstellung des Inhalts und andererseits soll es mit der Form eines Berichts den Lesefluss und das Eintauchen in die Thematik fördern und somit den Inhalt prägen.
Ein System als Tool
Der Kern des Tools bildet das KR respektive das Memo und darauf auf baut sich das zu entwickelnde Gesamtsystem. Die klare Wahl für ein digitales und ausserdem webbasiertes, responsives System ermöglicht die beste Abdeckung der Anforderungsvielfalt. Gleichzeitig erlaubt es die Gewährleistung der möglichst grössten Flexibilität und Skalierbarkeit einerseits für die Nutzung und Zugänglichkeit und andererseits für das System selbst. Dafür braucht es einen ganzheitlichen Ansatz für die gesamte Ablage, Dokumentation und Verwaltung von Informationen rund um die Thematik OKR. Neben der individuellen Verteilung der Daten bringt dabei dessen Vernetzung die notwendige Effizienz und wird von einer intuitiven, benutzungsfreundlichen grafischen Oberfläche bedienbar. Die individuelle Auswertbarkeit von Abläufen gehört genauso zur Selbstverständlichkeit, wie auch die gesamte Analyse und das Tracking von inhaltlichen Datensätzen für mögliche Beurteilungen in Echtzeit und die Optimierung und ständige Weiterentwicklung des Systems.
Die dynamisch, auf den*die User*in und das Bedürfnis generierte Darstellung besitzt unterschiedliche Einstiegsmöglichkeiten. Folgende Ansichten stehen zur Verfügung, die jeweils durch intelligente Filter sehr spezifisch und individuell angepasst werden können.
— Level 1
Die höchste Ebene hat das Ziel, einen Gesamtüberblick über das OKR Framework und deren Inhalte zu bieten. Dabei wird die zusammenhängende Struktur von den Objectives bis hin zu den Key Results visuell in einer tabellarischen Übersicht oder wahlweise als Baumdiagramm dargestellt. Der Status-Indikator ist dabei stets sichtbar.
— Level 2
Die mittlere Ebene fokussiert sich auf die KRs und dabei besteht die Darstellung zum einen aus einer Heatmap, auf dieser die jeweiligen Prozessstände, die als Gradmesser dienen, visuell eingeordnet sind. Zum anderen aus den strukturierten Memos, die wiederum nochmals in Ein- und Ausgabe der Memos unterteilt ist. Während bei der Präsentation sich die Darstellung ausschliesslich auf das Memo beschränkt, werden hingegen bei der Eingabe weitere Informationen zur Unterstützung für die Erarbeitung des Inhalts in Form von Fragen und Tipps neben einer schlichten Schritt-für-Schritt Eingabemaske eingeblendet. Für die Feedbackerfassung, die als Arbeitsprotokoll dient, erhält jedes KR ein extra dafür vorgesehene Eingabeoption mit erweiterbarer Aufgabenliste.
— Level 3
Auf der untersten Ebene befinden sich alle Activities mit jeweiligem Indikator für dessen Fortschritt und die Zuordnung zum entsprechenden KR. Dabei kann situativ die Darstellung frei gewählt werden, ob beispielsweise die Verknüpfung zum KR fokussiert werden soll, oder die Zugehörigkeit im Sinne der verantwortlichen Person.
Stets mit dem Motto «im Machen liegt die Kraft», das sich nicht nur inhaltlich auf die Methode sehr gut übertragen lässt, sondern auch in der gesamten Herangehensweise bei der Entwicklung eines neuen Meeting Designs in Form von ständigem Prototyping, ergaben sich in kürzester Zeit sehr qualitative Ergebnisse.
Eine wichtige Erkenntnis war, dass das System und dessen Kontext von Anfang an mit in die Gedanken einbezogen werden sollten, da beides sehr grosse Auswirkungen auf die Gesamtgestaltung, die Akzeptanz und die Wirkung und Wahrnehmung haben. Die Schwierigkeit und ständige Herausforderung ist auch, wie es ein ganzheitlich angedachtes Tool schafft, alle Dimensionen im Überblick zu behalten und gleichzeitig benutzerfreundlich und nicht überladen zu wirken. Ebenso ist es wichtig, die Pain Points bei der Entwicklung zu berücksichtigen und sich gezielt damit auseinandersetzt, damit die Anwender*innen sich im Prozess auf den Inhalt konzentrieren können.
Aufgrund dem interdisziplinären Austausch während mehreren Iterationen gibt es bereits neue Ideen für potenzielle Erweiterungen. Zum einem die Nutzung der Kraft einer visuellen Verankerung, bei der jedes KR ein Bildmotiv für eine emotionellere Bindung zugeordnet bekommt. Zum anderen, eine, aus technischer Sicht einfache Möglichkeit einer automatisch inhaltsbezogenen Übersetzung in verschiedene Sprachen, um dadurch sprachliche Barrieren abbauen zu können.
Die anfangs vermutete grosse Herausforderung, eine neue Meeting-Kultur einzuführen hat sich erstaunlich positiv entwickelt. Die Akzeptanz war hoch und die Zweifel zu Beginn wurden durch das «Machen» sehr schnell eliminiert und der Mehrwert aufgrund der Methodik schnell sichtbar.
