Die Herausforderungen unserer Arbeitswelt werden komplexer und verlangen zunehmend nach einer mobil-flexiblen und innovativen Zusammenarbeit und funktionierenden Wissenstransfer. In Unternehmen fehlen oft niederschwellige Austauschmöglichkeiten um individuelles und implizites Wissen miteinander zu teilen. Implizites Wissen ist das Erfahrungswissen, welches in den Köpfen steckt und durch persönlichen Austausch vermittelt werden kann.
In einem DesignSprint haben wir uns im Amt für Hochbauten mit Wissenstransfer beschäftigt und Ideen für neue Austauschformate generiert. Auf Basis des Ideenmixes habe ich die Methode Rollercoaster Exchange entwickelt.
Anhand des Rollercoaster-Exchange können sich nun Teammitglieder zu einem Thema austauschen, einer fachkundigen Person Fragen stellen oder Feedback zu einem Produkt oder einer Dienstleistung geben. Neben der thematischen Diskussion kann auch der informelle Austausch stattfinden.
Nach positiver Resonanz und mehreren Durchführungen, wird die Methode weiterentwickelt und in der Organisation implementiert.
Wie kann implizites Wissen in einem niederschwelligen Gefäss, welches sichtbar ist und von vielen genutzt wird, strukturiert aber lustvoll ausgetauscht werden?
Um den RollercoasterExchange ins Rollen zu bringen und durchzuführen, mussten Moderator*in, Teilnehmende – Wissensnehmende und Fachkundige, sowie das Thema bestimmt werden. Für die erste Durchführung der Methode, beziehungsweise des Prototypen habe ich die Moderation übernommen und die Teilnehmenden selbst festgelegt. Die Teilnehmenden wurden an eine halbstündige Remote-Session eingeladen, die über Zoom und in einem virtuellen Whiteboard (Miro) stattfand.
Sie wurden dann anhand des im Miro visualisierten Rollercoasters durch die folgenden drei Schritte geführt:
Check-In - Exchange - Check-out
Check-In
Gestartet wurde mit dem Blick auf die Teilnehmenden selbst, mit der folgenden Check-In Frage: Wie geht es euch? Die Befindlichkeit wurde von jedem*jeder Einzelnen auf dem visualisierten Rollercoaster verortet und daraufhin in der Gruppe mündlich geteilt. So erhielt jede*r eine Stimme, es fand bereits ein sanfter und informeller Einstieg statt.
Exchange
Dann fand der Wissensaustausch zum festgesetzten Thema statt. Die Teilnehmenden hatten die Gelegenheit sich zu einem Thema zu unterhalten, sei es, indem sie über eine Problemstellung diskutierten, einer anwesenden fachkundigen Person Fragen stellten oder Feedback zu einer neuen Dienstleistung gaben. Antworten, Feedbacks oder Lösungsansätze konnten direkt auf dem Whiteboard dokumentiert und geclustert werden.
Check-Out
Zu einer Achterbahnfahrt und einem Austausch gehört auch ein kurzes Check-Out. Die Teilnehmenden konnten den Austausch und die Durchführung reflektieren und es wurde ihnen noch eine letzte informelle Frage gestellt: Was nehmt ihr mit?
Feedback
Im Nachgang der Durchführung wurde bei den Teilnehmenden nochmals ein Feedback in Form von «I wish, I wonder, what if» eingeholt. Durch das Feedback kann die Methode stets weiterentwickelt und verbessert werden.
Mögliche Weiterentwicklung
Damit die Methode selbstorganisiert funktioniert, müssen mögliche Mechanismen getestet werden, wie zum Bei die Moderation stafettenartig weitergereicht werden kann und wie aktuelle Themen und entsprechenden Teilnehmende einfach identifiziert werden können.
Nach der mehrfachen Durchführung von Roll-Coast-Check habe ich selbst über 10 neue Mitarbeitende in der Organisation kennengelernt! Da nun alle im Homeoffice arbeiten, ist es ein relevanter Beitrag zum informellen Austausch und somit der Unternehmens- und Feedbackkultur – alle waren über die Teilnahme begeistert und es hat ihnen Spass gemacht.
Um die Methode sichtbar zu machen, muss sie nun regelmässig durchgeführt werden. Anfangs moderiert durch mich, aber mit der exakten Methodenbeschreibung kann sie leicht angewendet werden. Das Ziel ist, dass die Methode sich zu einem Austauschgefäss etabliert und selbstorganisiert und stafettenartig funktioniert.
