Organisation einer Erfahrungs- und Lernplattform für digitale Transformation

Entwicklung einer organisationsweiten Erfahrungs- und Lernplattform mit dem Ziel der Verbesserung des gegenseitigen Austauschs und besseren Kollaboration zu Themenstellungen rund um die digitale Transformation. Durch die Schaffung der Plattform wird Transparenz über die dezentralen Initiativen geschaffen und es können Synergien genutzt und dadurch auch Doppelspurigkeiten vermieden werden. Ausserdem können Impulse generiert und das gemeinschaftliche Verständnis gestärkt werden.

Von Andreas Kroepfli

Die Schaffung einer Erfahrungs- und Lernplattform bedingt den Aufbau einer nachhaltig funktionsfähigen Organisation, welche ihre Daseinsberechtigung durch den generierten Nutzen erlangt und dabei zu einem vergleichsweise geringen Aufwand betrieben werden kann.

Die mit diesem Anwendungsfall beschriebene organisatorische Entwicklung der Plattform erfolgt auf der Grundlage der Methode des Value Journey-Mappings (vgl. Methodenbeschrieb).

An der Entwicklung sind alle Verwaltungseinheiten des Departements beteiligt, welche gleichzeitig die Plattform speisen und von ihr profitieren werden.

Der Anwendungsfall beschreibt die Entwicklung der organisatorischen Ausgestaltung dieser Plattform.

Mit dem Anwendungsfall soll die Organisation einer Plattform für den Erfahrungs- und Wissensaustausch im Departement entwickelt werden, welche nachhaltig funktionsfähig ist und wesentliche Erkenntnisse und Hilfestellung auf dem Weg der digitalen Transformation liefern kann.

Ausgangslage

Die Departementsleitung hat entschieden, eine übergreifende Erfahrungs- und Lernplattform einzusetzen. Zu diesem Zweck ist eine Konzeption zu erstellen. Die Gestaltung der Plattformorganisation erfolgt durch den aktiven Beizug von Vertretern aus allen Verwaltungseinheiten. Der breite Einbezug ist eine wichtige Grundlage zur Sicherstellung einer tragfähigen Lösung.

Die primäre Herausforderung besteht darin, eine Organisation zu gestalten, welche in der Lage ist, Mehrwerte zu generieren, welche wirkungsvoll sind, den digitalen Transformationsprozess der Verwaltungseinheiten zu unterstützen.

Der Betrieb der Plattform muss dabei effizient und kostengünstig erfolgen. Zentral ist, dass die am Betrieb beteiligten Personen aus den Verwaltungseinheiten motiviert sind und auch für sich und ihre Organisationen einen Mehrwert erkennen.

Vorgehen & Methodenanwendung

Die Erarbeitung der Plattformorganisation erfolgt interaktiv im Team mit den Vertretern der Verwaltungseinheiten im Rahmen von zwei Workshops.

Workshop 1 dient der Durchführung der Inside-out und Outside-in Analyse. Workshop 2 nutzt die erarbeitete Basis aus WS 1 für die gemeinsame Gestaltung des Organisationsmodells in Varianten.

Workshop 1 – Outside-in & Inside-out Analyse
1. Outside-in Analyse – Dauer 90‘:
Erarbeitung in 2 Gruppen à je 4 Personen:

  • Festhalten der Umfeldentwicklungen / Themenfelder, welche für einen departementalen Wissens- und Erfahrungsaustausch relevant sind. Die Themenfelder werden den folgenden Dimensionen zugewiesen: Technologie, Gesellschaft, „Mitbewerber“, Absatzmärkte / Kundenverhalten, Gesetzte / Verordnungen und Arbeitsmarkt sowie interne Leistungserstellung und Projekte.
  • Präsentation der Teilgruppenergebnisse im Plenum und Dokumentation an der Wand auf den Achsen der Dimensionen mittels Post-its. Durch Punktevergabe werden die relevantesten Entwicklungen und Signale identifiziert.
  • Hypothesenbildung: welche Bedeutung haben diese wichtigsten Themen / Trends für die Organisation einer Plattform zum Erfahrungs- und Wissensaustausch: „wir glauben, dass … (die Plattform folgende Rollen wahrnehmen muss), weil ...

2. Inside-out Analyse – Dauer 90‘:
Erarbeitung in 2 Gruppen à je 4 Personen:

  • Definition der massgeblichen Anspruchsgruppen und Ermittlung der Value Proposition je Stakeholder-Segement: Klärung des erwarteten Wertbeitrags durch die Plattform. Erarbeitung mittels adaptiertem Value Proposition Canvas. Austausch der Ergebnisse der Teams im Plenum und Konsolidierung des Stakeholder Value Proposition Canvas.
  • Positionierung der Leistungserstellung / Funktionsweise der Plattform abgeleitet von der Value Proposition der Anspruchsgruppen: welches sind die Schlüsselaktivitäten, welche strategischen Ressourcen sind dazu notwendig und welche organisatorischen Gestaltungsprinzipien sollen zur Anwendung kommen? Die Erarbeitung dieser Aspekte erfolgt wiederum in zwei Teams mit anschliessender gegenseitiger Präsentation und Konsolidierung im Plenum.

Workshop 2 – Grundlagen und Design des Organisationsmodells für eine Erfahrungs- und Wissensplattform:

Mit den Grundlagen des ersten Workshops wird der Gestaltungsprozess zum Organisationsmodell der Plattform mittels der Value Journey Methode ausgeführt.

Aus den Voranalysen liegen die folgenden Ergebnisse vor, welche für die Modellierung genutzt werden:

  • 1. Relevante Inhalten / Themen einer Erfahrungs- und Wissensplattform 
  • 2. Value Proposition Map je Stakeholdersegment
  • 3. Organisatorische Bauelemente für das Organisationsmodell:
    • a. Relevante Anspruchsgruppen
    • b. Kanäle zu den Anspruchsgruppen
    • c. Schlüsselaktivitäten der Plattform
    • d. Partner
    • e. Strategische Ressourcen für den erfolgreichen Betrieb der Plattform
    • f. Gestaltungsprinzipien für die Organisation der Plattform

Die Bauelemente a-d beschreiben die Wertschöpfung. Die Bauelemente e und f spezifizieren deren Ausgestaltung. Jedes Merkmal zu den organisatorischen Bauelementen wird auf ein Post-it geschrieben. Dafür werden für die sechs Kategorien unterschiedliche Formen / Symbole eingesetzt.

Value Journey Mapping

Die folgenden Arbeiten werden mit dem ganzen Team unter Nutzung eines Organisations-Canvas ausgeführt. Dieser Canvas wird grossflächig an einer Wand angebracht.

  1. Positionierung der Stakeholdersgemente sowohl links- wie auch rechtsseitig als Eckpunkte einer end-to-end Betrachtung.
  2. Positionierung der weiteren vordefinierten organisatorischen Bauelemente zur Beschreibung der Wertschöpfung end-to-end.
  3. Positionierung der strategischen Ressourcen und der Gestaltungsprinzipien auf dem Canvas unter Zuweisung zu den bereits platzierten Elementen. Mehrfache Positionierungen sind häufig zweckmässig.

Für den Durchlauf von Schritt 1 – 3 werden 60 Minuten eingesetzt.

Ergebnisse & Reflexion

Die gemeinsame und strukturierte Erarbeitung im multidisziplinären Team war sehr hilfreich, um ein Verständnis für die gewünschte Funktionsweise der Plattform zu erlangen. Die praktische Anwendung hat gezeigt, dass es sinnvoll sein kann, wenn auf dem Canvas auch ganz spezifische Rollen (z.B. Digital Facilitator) visualisiert werden. Diese spezifischen Rollen sind eng verbunden mit konkreten Schlüsselaktivitäten und strategischen Ressourcen. Weitere praktische Anwendungen werden zeigen, ob diese Ergänzung in die Methode zu integrieren ist.

Das erarbeitete Organisationsmodell der Plattform wird im nächsten Schritt dazu dienen, die Feinkonzeption der Plattform vorzunehmen.

Value Journey Map
Value Journey Map
Workshop
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