Bei der Abrechnung einer medizinischen Behandlung wird neben der Rechnung an die Krankenkassen auch eine Kopie für die Patient*innen aufbereitet. Diese müssen heute per Post zugestellt werden. Im Rahmen eines Workshops sollen die Abhängigkeiten und Rahmenbedingungen definiert werden, um einen detaillierten Projektantrag ausarbeiten zu können. In diesem soll deutlich werden, welche Problemstellung adressiert wird, welche Stakeholder aktiv eingebunden werden sollen und welche Ressourcen zur Verfügung gestellt werden können. Ebenso sollen erste technische Anforderungen sowie organisatorische Anforderungen für die weitere Lösungsentwicklung im Rahmen des Projektes festgehalten werden. Den Teilnehmenden wurde die Methode des «Application Supporting» kurz vorgestellt. Das Ergebnis war ein erster Rahmen für den Projektantrag inkl. konkreter, offener Fragestellungen und wo diese derzeit in Klärung sind.
Wie können wir Patient*innen Rechnungskopien digital zukommen lassen unter Einhaltung aller geltenden Rahmenbedingungen?
Es wurde ein Workshop mit Vertreter*innen des IT-Teams SAP sowie Vertreter*innen der Fakturierungsabteilung einberufen, um das Problem sowie die Rahmenbedingungen im Detail zu beschreiben. Der Workshop fand physisch in einem dafür vorgesehenen Raum statt. Die Thematik war den Teilnehmenden bereits bekannt und es wurden auch erste Vorabklärungen getroffen.
Der Workshop war auf 90 Minuten angesetzt. Die Methode «Anträge mittragen» wurde kurz vorgestellt und die Teilnehmenden waren bereit, sich auf die Methode einzulassen.
Problemstellung (Brainwriting)
Die Teilnehmenden notierten innerhalb von 10 Minuten ihre Gedanken und Fragen zum Thema auf Post-its. Diese wurden im Plenum geclustert. Dabei wurde auch auf zu beachtende Rahmenbedingungen hingewiesen. Durch das Clustern wurde das Thema gefasst und sichergestellt, dass alle Teilnehmenden ein gemeinsames Verständnis haben.
How might we-Frage
Aufgrund der Sammlung aus dem Brainwriting wurde die How might we-Frage relativ schnell innerhalb von 5 Minuten formuliert. Die Ausgangssituation und das grobe Ziel waren bereits bekannt und mussten nicht grundlegend neu erarbeitet werden.
Stakeholder Mapping
Auch die Stakeholder waren bereits bekannt, wenn auch nicht alle. Es wurde unterschieden, welche Stakeholder konkrete Umsetzungsaufträge im Projekt haben und welche Stakeholder zwar befragt oder informiert werden, aber keine wesentliche inhaltliche Arbeit leisten müssen.
Abgabe des Commitments
Die notwendigen Arbeiten sowie die noch zu klärenden offenen Fragen für die Antragstellung wurden aufgelistet. Dies beinhaltete auch organisatorische Fragen, wie z.B. wie wir Dateneinträge von Patient*innen umgehen, bei denen die E-Mail-Adresse nicht bekannt ist. Die Teilnehmenden wurden gebeten, die Arbeiten zu benennen, die sie oder ihr Team übernehmen würden. Ebenso wurde festgelegt, wer die offenen Fragen mit den Stakeholdern klären wird.
Reflexion
Die wichtigsten Punkte für die Erstellung des Projektantrags konnten zusammengetragen werden und es wurde definiert, welche Fragen noch zu klären sind und wer diese weiter bearbeiten wird. Die Teilnehmenden waren froh über den Rahmen, den die Methode bot, da sie mit klaren Aufträgen aus dem Workshop gingen und wussten, was in den nächsten Monaten auf sie zukommt.
Das Ergebnis war sehr zufriedenstellend. Der Anwendungsfall hatte einige Vorteile, da die Ausgangslage und Problemstellung bereits bekannt waren. Diese mussten aufgrund der Vorgespräche und Abklärungen nicht vertieft diskutiert werden. Auch die Bereitschaft der Beteiligten, das Projekt zu unterstützen, war hoch. Es stellt sich die Frage, inwieweit die Methode auch bei größeren Projektanträgen angewendet werden kann und wie sie sich bei kritischeren Teilnehmenden verhält. Die gemeinsame Erarbeitung der Problemstellung sowie der Fragestellung sollte neben einem gemeinsamen Verständnis auch einen gewissen Handlungsbedarf hervorrufen, so dass die Bereitschaft, einen Beitrag zu leisten, erhöht wird.
Es sollte auch darauf geachtet werden, dass bei 10 offenen Punkten nicht alle 9 nur von einem Team oder einer Person bearbeitet werden. Dies könnte ein Hinweis darauf sein, dass die Problematik eventuell zu einseitig betrachtet wurde.
