«Überbelastung» wurde bei den vergangenen Mitarbeiterbefragungen als einer der kritischsten Faktoren identifiziert. Um die hohe Arbeitsbelastung nachhaltig zu reduzieren, müssen wir mit unseren Ressourcen schonend und zielgerichtet umgehen. Das bedeutet, dass wir unsere Ressourcen dort einsetzen, wo sie aktuell den grössten Nutzen stiften. Wir müssen lernen, mit den Aufgaben aufzuhören, die zum jetzigen Zeitpunkt keinen Mehrwert mehr bringen, da sich unser Fokus geändert und unsere Bedürfnisse sich weiterentwickelt haben.
Dabei stellte sich uns die folgende Frage: «Welche Tätigkeiten müssen wir stoppen, um die freiwerdenden Ressourcen für die Erreichung der geschäftskritischen Aufgaben einzusetzen?»
Um diese nicht-wertschöpfenden Aktivitäten zu identifizieren, habe ich den «Stop-Doing»-Canvas als Methode entwickelt, der in einer «Stop-Doing»-Initiative eingebettet ist. Durch das Identifizieren, Eliminieren oder Optimieren von nicht-wertschöpfenden Aktivitäten, sollen Ressourcen frei gemacht werden für die relevanten Aufgaben.
Wie können wir nicht-wertschöpfende Aktivitäten identifizieren, um die freiwerdenden Ressourcen zielgerichtet für die relevanten Aufgaben einzusetzen?
In unserem Unternehmen führen wir jährlich eine Mitarbeitendenbefragung durch, wobei die Ergebnisse uns aufzeigen, in welchen Themenfeldern wir zentralen Handlungsbedarf haben. Aktuell ist die «Überbelastung» ein offensichtliches Handlungsfeld. Um diese hohe Arbeitsbelastung nachhaltig zu reduzieren, müssen wir mit unseren Ressourcen schonend und zielgerichtet umgehen. Zur nachhaltigen Reduktion der hohen Belastung haben wir im Rahmen eines Projektes verschiedene Massnahmen ausgearbeitet. Dazu gehört beispielsweise die «Stop-Doing»-Initiative.
Durch das Identifizieren, Eliminieren oder Optimieren von nicht-wertschöpfenden Aktivitäten, sollen Ressourcen frei gemacht werden für die strategisch, relevanten Aufgaben. Hierzu habe ich den «Stop-Doing»-Canvas als Methode entwickelt, welchen ich in einer «Stop-Doing»-Initiative eingebettet habe.
Die entwickelte Initiative besteht aus drei Phasen:
Phase 1 – Thematisieren
In einer Top-Down Kommunikation auf die «Überbelastung» aufmerksam machen.
Phase 2 – Sensibilisieren
Mit Hilfe einer breiten Kommunikation ein Bewusstsein schaffen und aufzeigen, wie sich die «Überbelastung» in der Organisation ausprägt, was dazu führt und wie wir das gemeinsam angehen werden.
Phase 3 – Umsetzen & Etablieren
In der letzten Phase gilt es nicht-wertschöpfende Aktivitäten zu identifizieren, Ideen gegen die hohe Arbeitsbelastung zu entwickeln und die Entschleunigung vorzuleben.
Hier setzen wir auf zwei Stufen an:
- Auf der individuellen Ebene können Mitarbeitende mit Hilfe eines «Stop-Doing»-Canvas nicht-wertschöpfende Aktivitäten im eigenen Arbeitsumfeld identifizieren, anschliessend mit der Führungskraft und/oder im Team besprechen und schliesslich eliminieren.
- Auf der Organisationsebene dürfen Mitarbeitende Ideen für «Stop-Doing»-Aktivitäten einreichen, die die übergreifende Organisation betreffen. Diese Ideen werden zentral gesammelt, geprüft und situativ genehmigt.
Der «Stop-Doing»-Canvas wurde im Vorfeld in mehreren Runden durch freiwillige Mitarbeitende getestet sowie in kleineren Gruppen ausprobiert. Ich habe die Test-Ergebnisse und die individuellen Rückmeldungen genutzt, um den Canvas stetig weiterzuentwickeln und zu finalisieren. Die Anwendung des Canvas in der Gesamtorganisation erfolgt nach Abschluss des CAS Design Methods.
Reflexion
Das iterative Vorgehen bei der Entwicklung des Canvas hat sich als sehr nützlich erwiesen, denn so konnte ich verschiedenen, wertvolle Sichtweisen einfliessen lassen und möglichst viele, hilfreiche Ansichten berücksichtigen. Eine Erarbeitung ohne Co-Creation führt in den seltenen Fällen zu einer zielführenden Lösung, die von der Mehrheit der Mitarbeitenden akzeptiert und genutzt wird.
