Regelmässige Meetings gehören zum Büroalltag. Der Weg zu einer effizienten und spannenden Sitzung ist jedoch unklar. Die Folge sind langwierige Teammeetings mit hohem Zeitaufwand, ohne Zielerreichung und unmotivierte Teilnehmende.
Ich habe mich gefragt, wie wir das wöchentliche Teammeeting für alle Teilnehmenden effizienter gestalten und aufkommende Diskussionen managen können. Zusätzlich wollte ich wissen, wie wir das diskutierte mithilfe eines digitalen oder physischen Tools protokollieren können.
Die entwickelte Methode Meeting Map für effiziente und kollaborative Meetings erlaubt dem Team, unter Einbezug jedes Mitglieds, sich über Projektfortschritte auszutauschen und Diskussionen zu ausgewählten Themen zu führen. Die Methode wurde an die aktuelle Arbeitssituation des Teams im Homeoffice angepasst.
Mithilfe des Meeting Map kann der Zeitaufwand reduziert, Unklarheiten behoben oder offene Themen gezielt diskutiert und anschliessend protokolliert werden. Ausserdem bietet es auch Raum für informellen Austausch im Team.
Wie können wir den Fortschritt in Projekten untereinander kommunizieren und mit Hilfe eines digitalen oder physischen Tools protokollieren? Wie funktioniert der Transfer von physisch zu digital oder umgekehrt?
Ich arbeite in einem achtköpfigen Marketingteam, welches die Region Jura & Drei-Seen-Land repräsentiert. Einmal pro Woche findet ein Teammeeting statt, um über Projektfortschritte und ungeklärte Themen zu sprechen. Die vorherige Struktur und der Ablauf des Meetings boten wenig Raum für Diskussionen und Anreize für einen proaktiven Austausch. Immer wieder kam es vor, dass ungeklärte Themen nicht diskutiert wurden, dass Informationen vergessen wurden und darüber hinaus keine Interaktion zwischen den Mitarbeitenden stattfand. Als grosse Herausforderung hat sich auch die neue Arbeitssituation – teilweise im Büro, teilweise im Homeoffice - herausgestellt. Der Transfer der Informationen von physisch zu digital oder umgekehrt war nicht mehr gewährleistet.
Vorgehen
Bei der Ausarbeitung der Aufgabe habe ich mich nach dem Double Diamond Ansatz gerichtet. Kurze Interviews halfen zu verstehen wo das Hauptproblem besteht und wo tatsächlich eine Lösung möglich wäre. Nach einem internen Workshop, unter Anwendung des Story Telling Cubes und eines Clusterings, konnte ich die Erkenntnisse in drei Problemfelder einteilen. Ich konzentrierte mich auf das Hauptproblem, die wöchentliche Teamsitzung.
Anschliessend habe ich nach einer vorhandenen Methode gesucht, diese angepasst und in den wöchentlichen Teammeetings getestet und fortlaufend auf die Bedürfnisse der Teilnehmenden angepasst. Wir haben schnell gemerkt, dass mit einer neuen Struktur und Ablauf der Sitzung viele Unklarheiten bereits in kurzer Zeit in der Teamsitzung gelöst werden können und dass sich der Informationsfluss stark verbesserte. So entstand ein erster Entwurf des Meeting Map, welche vom Meeting Canvas inspiriert war.
Die Meeting Map ist ein virtuelles Whiteboard und besteht aus 6 Feldern (Warm-up, Admin, Agenda, Diskussion, Ideen, Parkplatz und Informationentransfer) welche von allen Teilnehmenden im Voraus ausgefüllt werden. Ausgewählte Themen werden anschliessend im Team diskutiert, geklärt und protokolliert.
Anwendungsfall
Der Prototyp der Meeting Map wurde über 5 Wochen in der wöchentlichen Teamsitzung mit 6 bis 8 Teilnehmenden ausgefüllt und angewendet. Getestet wurde die Meeting Map in einem physischen, hybriden und einem remote Setting. Ziel war es dabei immer wieder, die Felder auf der Meeting Map zu prüfen und besser auf die Bedürfnisse der Teilnehmenden abzustimmen.
Sind es die richtigen Felder, sind sie wirklich hilfreich für das Team, sind die Informationen relevant und können die Teilnehmenden ohne grossen Aufwand damit arbeiten? In einer weiteren Testrunde habe ich die rotierenden Rollen, für den Lead der Sitzung und das Führen des Protokolls, eingeführt. Sie führten dazu, dass sich die Teilnehmenden das Meeting Map zu eigen gemacht haben. Die betroffenen Personen fanden die Vorbereitung einfach und das Finden einer geeigneten Warm-up Übung für das nächste Meeting motivierte die Teilnehmenden den Lead für die nächste Sitzung zu übernehmen.
Das Endresultat hat sich als Erfolg für die Teamsitzung herausgestellt. Es bringt das gesamte Team auf den gleichen (Projekt-)Informationsstand, erlaubt wichtige Informationen zu identifizieren und in andere Planungstools zu übertragen, bietet aber auch Platz für einen informellen Austausch und verbindet die Teilnehmenden. Durch das Meeting Map haben wir ein Tool gefunden, das die wöchentliche Teamsitzung interaktiver, visueller und schlussendlich auch produktiver macht. Das Setting der Sitzung, ob physisch, hybrid oder per remote, ist nicht so wichtig wie vorerst angenommen. Es hat sich gezeigt, dass das visuelle, elektronische Tool in allen Situationen angewendet werden kann und gut funktioniert.
Die Einbindung aller Teilnehmenden und der kontinuierliche Austausch war ausschlaggebend bei der Entwicklung des neuen Sitzungsformats. Ohne die gründliche Recherche um den Kern des Problems zu identifizieren und das wöchentliche, iterative testen wäre das Meeting Map nicht geworden, was es jetzt ist.
