Meetings verlaufen oft unbefriedigend: Agenda und Struktur sind bloss rudimentär vorhanden, ausufernde Diskussionen sprengen den Zeitrahmen und die wichtigsten Informationen fliessen nicht. So auch bei einem jungen, vorwiegend remote zusammenarbeitenden Start-up, das für diesen Anwendungsfall untersucht wurde. Die Autorin hat sich die Frage gestellt: Wie wird das Team-Meeting zu einem wertvollen Austausch- und Planungsformat?
Der nun vorliegende Team-Meeting-Canvas erweist sich als wertvolles Strukturinstrument für neue Teams. Es bietet allen Teammitgliedern eine nützliche Übersicht. Die Check-in und Check-Out-Elemente lockern auf und tragen ganz beiläufig dazu bei, dass sich ein Team ganzheitlicher erfassen und besser verstehen kann.
Wie wird das Team-Meeting zu einem wertvollen Austausch- und Planungsformat?
Ein junges, vorwiegend remote arbeitendes Start-up mit insgesamt vier Mitarbeitenden in neuer Konstellation: Der einzig gemeinsame Touchpoint ist das wöchentliche Team-Meeting. Dabei soll einerseits ein Überblick über die laufenden Projekte geschaffen werden, andererseits sollen kritische Punkte dargestellt, aktuelle Herausforderungen diskutiert und Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt werden. Bisher läuft das Team-Meeting einigermassen spontan ab, ohne feste Agendapunkte oder Fokusthemen. Den vielschichtigen Herausforderungen – einem Balanceakt zwischen Aufbau-, Organisations- und Entwicklungsarbeit (Team, Systeme, Regeln, Standards, Prozesse, Programme) sowie Akquise und «produktive» Tätigkeiten – wird sporadisch und intuitiv begegnet.
Die Situationsanalyse ergibt: Das bereits existierende Team-Meeting verfügt über bisher ungenutztes Potenzial. Es soll mithilfe eines Team-Meeting-Canvas verbessert werden.
Wer kennt es nicht: Das regelmässige Meeting, das je länger je mehr zur Pflichtübung verkommt, im besten Fall zur Infoveranstaltung. Die Zielsetzung ist unklar, die Diskussionen wenig effizient, der Austausch macht keine Freude. Das ist auch bei unserem Start-up der Fall: Weil die Mitarbeitenden ausschliesslich bei einem wöchentlichen Team-Meeting zusammentreffen, muss ein entsprechend breites Themenfeld bearbeitet werden – die (impliziten) Erwartungen sind hoch. Auch wenn die festgelegte Meetingzeit oft überzogen wird, sind am Ende doch nicht alle Punkte besprochen.
Meeting-Potenzial besser nutzen mit dem Team-Meeting-Canvas
Im Fall unseres Start-ups ist der erste Schritt die Einführung eines Team-Meeting-Canvas. Dieses definiert die Struktur des Meetings. Dank dem erfüllt es seinen wichtigsten Zweck: Die zentralen Informationen zu den laufenden Projekten sind auf einen Blick für alle erkennbar. Die Farbcodierung nach Ampelsystem zeigt sofort, wenn etwas nicht nach Plan läuft.
Mini-Elemente unterstützen Teamentwicklung
Das Check-in «Happy Moments» stärkt die Zusammengehörigkeit im Team, indem jedes Mitglied kurz von seinem Highlight der letzten Woche erzählt und damit persönlicher, nahbarer wird. Interessant und auf verschiedenen Ebenen gewinnbringend ist auch das Check-Out «Caught My Attention»: Teammitglieder, denen in der vergangenen Woche etwas Spannendes aufgefallen ist – und hier sind thematisch keine Grenzen gesetzt – bringen dies hier ein. Das Teilen von Wissen, Inspiration oder interessanten Fragestellungen kann helfen, sich als Team besser kennenzulernen und gegenseitig zu inspirieren.
Meeting-Stolpersteine wegräumen
Die Felder «ToDo» und «Ideas» umfassen alle projektfremden Aufgaben und Ideen, die währende des Meetings auftauchen. Mit diesem Ansatz wird sichergestellt, dass nichts vergessen geht und keine Idee geringgeschätzt wird – ohne die Effizienz in der Projektbesprechung zu vernachlässigen.
Erkennbar wertvollere Meetings
Der Team-Meeting-Canvas ist bei unserem Start-up nun seit mehreren Wochen im Einsatz. Es zeigt sich bereits deutlich, dass das Team-Meeting für alle an Wert gewonnen hat.
Zu Beginn der Arbeit stand der Wunsch, die Zusammenarbeit im betrachteten Start-Up zu verbessern. Auch wenn anfänglich komplett undefiniert war, auf welcher Ebene angesetzt werden und in welcher Form dies geschehen sollte, so ist das Ergebnis doch einigermassen überraschend. Dies deswegen, weil ein Team-Meeting-Canvas zunächst zu trivial klingt, als dass damit merkliche Veränderungen herbeigeführt werden könnten. Doch genau das (ist) passiert.
Die kleine Intervention kann Grosses anstossen
Die halbstrukturierten Einzelinterviews sowie die Darstellung der Ergebnisse auf einem Team Canvas und einer Stakeholder Map schärften den Blick für die wesentlichen Punkte, die angegangen werden könnten. Angesichts der Vielfalt erforderte es etwas Mut, sich zunächst auf etwas scheinbar Triviales wie das Team-Meeting zu fokussieren. Bald zeigte sich jedoch das Potenzial dieses Gefässes: Gut strukturiert und dramaturgisch gedacht, lässt es sich ergänzen mit weiteren Elementen, die auf andere Themen einzahlen. Das Check-In mit den «Happy Moments», es erwies sich als Element, das einen positiven Start ermöglicht, das Team verbindet und ganz nebenbei als ein Gradmesser der vorherrschenden psychologischen Sicherheit im Team gesehen werden kann. So hat sich in allen drei Test-Teams gezeigt: bei jedem weiteren Team-Meeting teilen die Mitglieder ein wenig mehr von sich. Auch die Themen beim Check-Out werden mit der Zeit vielfältiger, zahlreicher und erweisen sich als inspirierende Inputs. Durch eine kleine Intervention mittels Team-Meeting-Canvas kann aus einer zeitraubenden Pflichtveranstaltung ein nützliches Gefäss werden, das den Beteiligten zeigt: Wir funktionieren als verlässliches Team. Das wiederum baut Vertrauen auf, dass mit ebendiesem Team viel erreicht werden kann.
