Ein Team von vier Personen ist neben ihren Hauptaufgaben verantwortlich für das Prozessmanagement. Das bedingt, dass sich das Team regelmässig untereinander über die anstehenden Aufgaben und Anfragen abspricht. Eine immer wiederkehrende Frage: Wie kann das Prozessmanagement trotz der knappen Ressourcen im Team funktionieren?
Die Pendenzen werden seit längerer Zeit für alle zugänglich in Trello, einem Onlinedienst für Aufgaben-Verwaltung, erfasst. Ein wichtiger und grosser Auftrag wurde als Ausgangslage genommen, um die Priorisierung und Verteilung der Aufgaben in Trello auf einem adaptierten Scrum-Board neu aufzusetzen. Dazu wurde unter anderem die relative Aufwandsgrösse je Aufgabe geschätzt. Die Absicht ist, ein gemeinsames Verständnis über das Auftragsvolumen zu erhalten und zukünftig besser abschätzen zu können, was innerhalb von zwei Wochen umgesetzt werden kann. Das bisherige Ergebnis: Die detaillierte Aufgabendefinition und Auftragsklärung ist initial aufwändig, doch sie bringt dem Team sehr viel Klarheit über das Vorgehen.
Wie können wir Aufgaben und Anfragen im Prozessmanagement strukturieren, damit diese zügig und zur Zufriedenheit der internen Stakeholder erledigt werden?
Unser Team hat das Prozessmanagement auf eigene Initiative lanciert und betreibt es zusätzlich zu unseren Hauptaufgaben. Es sind viele Ideen und Anfragen für die Weiterentwicklung im Team vorhanden. Diese werden in einem Kanban-Board in Trello erfasst. Aufgaben werden verteilt, in der Hoffnung, dass sie irgendwie schon bearbeitet werden können. Das Resultat ist, dass vieles begonnen und wenig abgeschlossen wird.
Auftrag: Dokumentation von Kernprozessen
Unser Team bestehend aus vier Prozessberater*innen erhält den Auftrag, die Kernprozesse zu dokumentieren, beginnend beim Kunden bis zur erbrachten Dienstleistung. Die zwei grossen Herausforderungen: Welcher Kernprozess eignet sich, um zu starten? Wie organisiert sich das Team, um trotz der knappen Zeit Fortschritte zu realisieren?
Entwerfen eines Plans
Mittels A3-Report (Toyota Produktionssystem) wurde das Problem beschrieben und Lösungsideen entworfen. Dadurch konnte die erste Herausforderung, welche Kernprozesse sich eignen würden, beantwortet werden.
Der im A3-Report entworfene Vorgehensplan hat das Team anschliessend anhand des Gameplan (Grove Tools) heruntergebrochen und in einzelne Arbeitsschritte aufgeteilt.
Umsetzung
Es ist in Trello ein neues Board nach Scrum eingerichtet worden. Die zuvor definierten Arbeitsschritte wurden auf Karten ins Backlog übertragen. Die Karten sind mit abnehmender Priorität sortiert. Daraufhin hat unser Team den relativen Aufwand für jeden Arbeitsschritt gemäss der Vorlage «Speed Briefing» mit Hilfe von Planning Poker Karten geschätzt. Das Team verfügt nun über eine ungefähre Vorstellung wie viel Aufwand für die Dokumentation eines Kernprozesses nötig ist und kann dies während der Umsetzung an die tatsächlichen Begebenheiten anpassen. Die einstündige Sitzung des Prozessteams wird für die Planung des nächsten Sprints (der Arbeit der kommenden zwei Wochen) sowie für die Retrospektive der vergangenen zwei Wochen genutzt. Dadurch kann das Team weiterarbeiten und gleichzeitig die Arbeitsbelastung durch andere laufende Projekte im Team abfangen. Das Originalboard ist als Vorlage abgespeichert, damit das Team beim nächsten Kernprozess darauf aufbauen kann.
Erweiterung
Parallel dazu werden die laufenden Prozessmanagementarbeiten in einem separaten Scrum-Board geführt. Die Auftragsklärung erfolgt nach den Vorlagen der Methode «Speed Briefing».
- Es braucht Geduld und Zeit die Arbeitsschritte und Aufträge genau zu definieren statt loszulegen.
- Den relativen Arbeitsaufwand im Vergleich zu anderen Arbeiten zu schätzen, braucht eine (kurze) Einführung zu Beginn.
