In einem Projektteam bestehend aus Projektleiterin und drei Mitarbeitern sollen für einen Kunden neue Aktivierungsideen entwickelt werden, um den Absatz seiner Produkte im Schweizer Detailhandel nachhaltig zu steigern.
Um erste Ideen zu erarbeiten werden nach einem Kick-off-Meeting mit dem Kunden interne Brainstormings initiiert. Diese finden nicht wie gewohnt physisch statt, sondern digital mit Microsoft Teams und Miro.
Die Online Brainstormings werden mit der Methode Digital Storming durchgeführt. Dazu wird das Digital Storming Framework in Form eines Miro Templates eingesetzt. Es gibt die Mechanik vor und strukturiert den gesamtheitlichen Ablauf in folgende Blöcke:
- Warm-up
- Briefing-Canvas und Brainstorming Frage
- Inspiration Wall
- Brainstorming
- Bewertung
- Next Steps
Damit werden in der Gruppe konkrete Ideen entwickelt.
Wie können wir die digitale Zusammenarbeit in Online Brainstormings fördern, den Output verbessern und gleichzeitig alle Teilnehmenden inkludieren?
Die interne digitale Zusammenarbeit in der Agentur soll verbessert und gefördert werden. Homeoffice hält Einzug und damit ein Grossteil der täglichen Meetings. Auch Brainstormings finden nicht mehr wie gewohnt physisch statt, sondern digital vor den Bildschirmen.
Eine Hilfestellung dazu liefert ein entwickeltes Framework in Form eines Miro Templates, dass alle Mitarbeitenden dank dem modularen Aufbau eigenständig anpassen und verwenden können. Eine Herausforderung besteht darin, dem Online Brainstorming mit einer vorgegebenen Mechanik eine Struktur zu verleihen, gleichzeitig aber genug Spielraum für projektspezifische Bedürfnisse zuzulassen.
In einer Gruppe bestehend aus 4 Mitarbeitenden unterschiedlicher Teams wird das Framework an einem realen Brainstorming für einen Kunden getestet.
Vorbereitung
Als Moderator der Brainstorming Serie setze ich das Miro Template auf. Die Projektleiterin befüllt vor dem ersten Meeting den Briefing Canvas, die Brainstorming Frage (Block 1) und die Inspiration Wall.
Meetings
Jedes Meeting beginnt mit einem Warm-up. Die Gruppe entscheidet sich für Nummer 4 – «Your Giphy Moment», welches nicht nur in dieser Runde beliebt zu sein scheint. Die Warm-up Phase hilft zudem, die Teilnehmenden mit Miro vertraut zu machen. Bereits jetzt setze ich den Timer ein.
Im Anschluss erkläre ich die Regeln. Die Projektleiterin erläutert die Agenda und führt durch den Briefing Canvas und der daraus resultierenden Brainstorming Frage.
«Mit welchen gezielten Massnahmen kann unser Kunde den Absatz seiner Produkte im Detailhandel nachhaltig steigern?»
Divergieren
Nach gemeinsamer Sichtung der Inspiration Wall (Block 2) setze ich den Timer auf 15 Minuten, um mit dem ersten Teil der Methode Digital Storming zu beginnen. Die Mikrophone sind nun alle stumm und die Kameras ausgeschaltet. In unterschiedlichem Detailierungsgrad erfassen die Teilnehmenden individuell erste Ideen. Diese werden fortlaufend auf dem Canvas (Block 3), vorwiegend auf Post-its eingefügt. Ich unterbreche nach abgelaufener Zeit, so dass nach und nach alle Teilnehmenden ihre Ideen im Folgeteil erläutern können. Während diesen Vorstellungsrunden ergänzen die Zuhörenden mit ihren Inputs und bauen auf den vorhandenen Ideen auf. Neben Post-its werden auch Videolinks von Filmen und Bildern zu bestehenden Post-its dazugestellt. Es entstehen rege Diskussionen, welche zu neuen Ideen führen.
Die Post-its werden gruppiert und doppelte Einträge gelöscht. In einem zweiten Meeting werden einzelne Ansätze verfeinert und konkretisiert, damit sich alle Ideen in einem ähnlichen Detailierungsgrad befinden.
Konvergieren
Die Gruppe entscheidet sich für die Ampel-Bewertungsmethode (Block 4). Damit lassen sich Ideen in drei Kategorien unterteilen. Grün für die vielversprechendsten, orange für mittelgute und rot für Ideen, die nicht weiterverfolgt werden sollen.
Next steps
Die Gewinnerideen werden in den Block 5 kopiert und die nächsten Schritte festgelegt. Es soll eine Kundenpräsentation aufbereitet werden. Pro Idee wird es eine PowerPoint Folie geben mit der Ideenbeschreibung und einem dazugehörigen Moodboard.
Die Methode wurde gut angenommen und alle Teilnehmenden haben sich aktiv am Prozess beteiligt, so dass viele Ideen entstanden sind. Die Methode erlaubt ein effizientes Vorgehen in der digitalen Zusammenarbeit.
Trotz geringen Miro Vorkenntnissen einiger Teilnehmenden, war dir Arbeit auf dem Board sehr intuitiv und angenehm. Das Warm-up half, die Gruppe zu aktivieren und der räumlichen Distanz entgegenzuwirken. Der individuelle Brainstorming Teil zu Beginn wurde als bereichernd empfunden. Diesem unbedingt genug Raum geben.
Im konvergierenden Teil war die grösste Herausforderung, Ideen ausschliesslich zu bewerten und nicht immer neue zu generieren. Da haben wir als Gruppe viel Zeit verloren und den Timer zu wenig konsequent eingesetzt.
Ausblick
Das Miro Template soll im Einsatz beliebig mit weiteren Warm-ups und Bewertungsmethoden ergänzt werden und in einem nächsten Schritt als Co-Creation Werkzeug in der Zusammenarbeit mit Kunden genutzt werden.
Das Miro Board soll mit weiteren Methoden aus dem Double Diamond angereichert werden, um die digitale Zusammenarbeit auf Projekten ganzheitlich und nicht nur in der Ideenfindungsphase zu fördern.
