Die Methode «Memoting» setzt sich aus den beiden Begriffen Memo und Meeting zusammen und ist eine Anlehnung an Amazons Meeting-Kultur und kommt in Objectives & Key Results (OKR) Meetings zum Einsatz.
Dabei werden einseitige narrativ strukturierte Memos über das jeweilige Key Result (KR) von ihren Verantwortlichen im Vorfeld erarbeitet. Dies erfolgt ganz bewusst in Form von Geschichten: Storytelling mit kompletten und zusammenhängenden Sätzen. Aufgrund dieser Methodik wird das sorgfältige Nachdenken über den Kontext geschärft und immer wieder reflektiert. Es hilft sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und fördert eine klare, prägnante und transparente Kommunikation.
Das erarbeitete Memo wird zu Beginn des Meetings verteilt und anschliessend von allen still gelesen. Auf diese Weise kann effizient ein gemeinsames Verständnis und eine Basis für produktive Diskussionen und Entscheidungen geschaffen werden. Der weitere Vorteil und Nutzen dieser Methode werden vor allem in diesen ganz bewusst erzielten lebhaften Diskussionen und thematischen Auseinandersetzungen deutlich. Zudem verbessert sich die persönliche Planbarkeit für diese Meetings aufgrund eines klaren Timeboxings und der nicht notwendigen Vorbereitungszeit der restlichen Teilnehmenden.
Design Prinzipien und Meeting Ziele
- Der Fokus liegt auf dem Fortschritt des KR
- Bestrebung nach starken Interaktionen und produktiven Diskussionen
- Förderung einer prägnanten, auf den Punkt gebrachten und verständlichen Kommunikation
Die Ziele des Meetings sind das Schaffen eines gemeinsamen Verständnisses über den Fortschritt des KR, der Austausch von Ideen, Erfahrungen und Anregungen, um das KR voranzubringen und die Unterstützung des KR Verantwortlichen. Zudem folgt die Abstimmung der wichtigsten Herausforderungen und der Fokus des nächsten Quartals.
Vorbereitung
Memo-Template
Die Vorbereitung des Meetings erfolgt durch alle jeweiligen KR Verantwortlichen mittels der Erarbeitung eines narrativ strukturierten Memos.
1. Header
Neben der Beschreibung des KR wird die Zielmessung für insgesamt vier Quartale angegeben. Falls keine spezifischen Messungen vorliegen, kann auch eine eigene Messgrösse definiert und hinzugefügt werden. Wichtig dabei ist, dass der Fortschritt spezifiziert werden kann. Empfohlen sind nicht mehr als drei Messungen in die Tabelle zu integrieren.
2. Inhalt «Fortschritt»
Erläuterung des Fortschritts des KR aus aktueller und bisheriger Sicht und aus dem letzten Quartal. Empfohlen werden quantitative Angaben zu machen, damit die Besprechungsteilnehmenden den Status besser verstehen können. Dies kann sowohl ein finanzieller Indikator, ein Prozentsatz als auch eine beliebige Art von Zählung sein. Für neue KRs konzentriert sich dieser Abschnitt mehr auf den Ausgangspunkt, von dem aus gestartet wird.
3. Inhalt «Erkenntnisse»
Dieser Abschnitt ist nur dann relevant, wenn bereits ein voriges Quartal vorliegt und bereits erste Erfahrungen gemacht wurden, die reflektiert werden können. Was ist die grösste Herausforderung für die Zukunft? Was sind die wichtigsten Erkenntnisse, gibt es wichtige Treiber oder Hindernisse für den Erfolg? Dies kann sowohl mit internen als auch mit externen Faktoren in Verbindung gebracht werden, wie beispielsweise spezifische Marktentwicklungen. Auch hier sind quantitative Indikatoren zu empfehlen, um so konkret wie möglich zu sein.
4. Inhalt «Ausblick»
Nennung des Fokus der geplanten Aktivitäten, um den KR Fortschritt voranzutreiben, damit das Ziel für das nächste Quartal erreicht werden kann. Wo immer möglich, sind quantitative Indikatoren sehr hilfreich, damit die Aussagen damit verstärkt werden.
5. Footer
Basierend auf den Erwartungen für die Erfüllung des KR am Ende des jeweiligen Zeitraums, wird der passende Status von der KR verantwortlichen Person gewählt oder entsprechend angepasst.
- Grün: Auf Kurs und in machbarer Reichweite
- Gelb: Gute Fortschritte, aber Beschleunigung erforderlich
- Rot: Auf der Strecke geblieben, Massnahmen erforderlich
Durchführung
Meeting Design und Agenda
Der Ablauf des Meetings kann wie folgt geplant und entsprechend getaktet werden. Die Dauer ist abhängig von der Anzahl der Key Results (Empfehlung 3-5) und dessen Status. Der Ablauf ist wiederholend.
- 5 Minuten stilles Lesen des Memos
- 10-30 Minuten Diskussion, abhängig vom Status des KRs
(Grün 10 Minuten, Gelb 20 Minuten, Rot 30 Minuten) - Ergebnisse und Notizen der Diskussion werden für die Nachbearbeitung gesammelt
- KR Verantwortliche
- Weitere Teilnehmende
- Strukturiertes und vordefinierten Memo Vorlage (Download)
- Arbeitsgerät für die Eingabe und Ausgabe (Computer, Tablet, etc.)
- Optional: Drucker für eine analoge Anwendung
