In der Designagentur Raffinerie ist eine rein top-down organisierte Projektplanung nur bedingt wirksam. Die Teammitglieder (bis auf eine Person im Back Office, alles Designer) verfügen meist über das beste Wissen hinsichtlich Aufwands, Prioritäten und effizienter Umsetzung ihrer Aufgaben. Entsprechend werden Planungen häufig innerhalb der Teams angepasst und optimiert. Diese bottom-up entstandenen Anpassungen werden jedoch selten transparent kommuniziert. Dadurch weicht die offizielle Projektplanung zunehmend von der tatsächlichen Situation ab, was zu Inkonsistenzen, Missverständnissen und zusätzlichen Planungsfehlern führt.
Ziel dieses Settings war es, eine Methode zu erproben, mit der Teammitglieder ihre Auslastung sichtbar machen, Aufgaben eigenverantwortlich verteilen und Planung gemeinsam und realitätsnah gestalten können.
Wie könnte die individuelle Auslastung aller Teammitglieder transparent gemacht werden? Wie könnte ein Wissensaustausch über Auslastung zwischen den Teammitgliedern gefördert werden? Welche Spielregeln unterstützen eine selbstorganisierte Aufgabenverteilung im Team?
Ausgangspunkt und Inspiration
Die Intention war, der oft als trocken empfundenen Projektplanung eine spielerische Komponente hinzuzufügen. Im Austausch während des CAS-Unterrichts entstand die Idee, sich an der Kinderquizshow «1, 2 oder 3» zu orientieren, bei der die Teilnehmenden selbst Teil des Spiels sind.
Aufbau des Settings
In der internen Planung der Raffinerie werden Farbcodes verwendet:
Rot = überlastet
Grün = optimal ausgelastet
Blau = unterausgelastet
Anstelle der Zahlen wurden diese Farben eingesetzt. Drei A3-Blätter in Rot, Grün und Blau wurden nebeneinander an einer Magnetwand im Sitzungszimmer angebracht.
Durchführung
Für eine fiktive Weihnachtsfeier wurden verschiedene Aufgaben definiert und auf einzelne Zettel geschrieben. Diese wurden zu verdeckten Stapeln zusammengelegt, in der gleichen Anzahl, wie Teammitglieder anwesend waren. Jede Person wählte zufällig einen Stapel.
Anschliessend positionierten sich die Teammitglieder entsprechend ihrer Selbsteinschätzung der aktuellen Auslastung auf einem der Farbfelder. Die Aufgaben konnten nun untereinander getauscht werden. Ziel war es, dass sich am Ende alle möglichst im grünen Bereich befanden und mit ihrer Aufgabenverteilung zufrieden waren.
Es entstand ein lebhafter Austausch, bei dem Aufgaben je nach Interesse, Kompetenz oder Kapazität neu verteilt wurden.
Das Setting wurde in zwei leicht variierenden Durchgängen getestet. In einer Variante erhielten alle Teilnehmenden zusätzlich zwei Erdnüsse als Tauschwährung, wodurch Aufgaben auch gekauft oder verkauft werden konnten. Dieses Element wurde jedoch als zu komplex und wenig wertschätzend empfunden. Der informelle Austausch und das gegenseitige Unterstützen wurden klar bevorzugt.
In einem weiteren Durchlauf wurde die Anordnung der Farbfelder angepasst: Grün wurde zentral platziert, um auch optimal ausgelastete Personen stärker in den Austausch einzubeziehen. Dies führte zu mehr Interaktion und Beteiligung.
Deutlich wurde zudem, dass ein definierter Zeitrahmen notwendig ist, um die eigene Auslastung realistisch einschätzen zu können.
Da sich das Team gut kennt, wurde reflektiert, dass eine direkte Aufgabenverteilung effizienter gewesen wäre. Für neu zusammengesetzte Teams wird die Methode jedoch als besonders geeignet eingeschätzt. Insgesamt sorgte das Setting für hohe Beteiligung, Dynamik und eine positive Atmosphäre.
- Der spielerische Austausch fördert das gegenseitige Kennenlernen und kann einen grösseren Mehrwert bieten als reine Planungsoptimierung. Die zufällig erhaltenen Aufgaben unterstützen, dass Mitarbeitende Neues ausprobieren und sich aus ihrer Komfortzone bewegen.
- Gemeinsame Ziele und gegenseitige Unterstützung werden höher geschätzt als kompetitive Belohnungssysteme.
- Unangenehme Arbeiten erhalten zudem höhere Wertschätzung.
- Einfache, intuitive Regeln erhöhen Akzeptanz, Beteiligung und Freude am Prozess.
Verweise
1, 2 oder 3. (o. J.). Wikipedia.
