Mein Arbeitgeber ist ein projektbasiertes IT-Dienstleistungsunternehmen, das massgeschneiderte Software entwickelt. Die Wertschöpfung entsteht vor allem durch verrechenbare Arbeitsstunden in Kundenprojekten. Im Rahmen einer neuen Strategie soll zusätzlich der Aufbau skalierbarer und innovativer Software-Produkte und Services gestärkt werden – unter anderem durch die Nutzung von Erfahrungen und Lösungen aus bestehenden Kundenprojekten. Aktuell werden Innovationspotenziale für skalierbare Services vorwiegend in Stabstellen identifiziert und vorangetrieben, wobei ich in diesen Findungsprozess involviert bin. Doch das grösste Potenzial liegt aus meiner Sicht in den Projektteams, die täglich reale Kunden-Probleme lösen. Eine Herausforderung besteht darin, diese Mitarbeitenden für Innovationsarbeit zu gewinnen, ohne ihre Auslastung und Verrechenbarkeit stark zu beeinträchtigen.
Wie könnten wir die Schwarmintelligenz im Unternehmen nutzen, um Innovationspotenziale in den laufenden Kundenprojekten zu erkennen, zu teilen und projektübergreifend zu behandeln?
Die Initialisierung
Das Projekt begann mit Gesprächen innerhalb des Innovation Development über die geringe Anzahl von Anwendungsfeldern mit Potential im Innovations-Funnel, welche als Initiativen weiterverfolgt werden können. Es kristallisierte sich die Hypothese heraus, dass in den individuellen Kundenprojekten bereits jeden Tag enormes Wissen entsteht. Architekturentscheidungen, smarte Workarounds, bewährte Muster und Lösungen, die in einem Projekt funktionieren und auch Potentiale für skalierbare Lösungen sein können.
Die Metapher
Die Bienenstock-Metapher half mir, das Bild zu schärfen. Projekte sind lebende Systeme: Nach außen manchmal dynamisch und komplex, nach innen hoch koordiniert. Unterschiedliche Rollen arbeiten zusammen, angetrieben von einem klaren Zweck – wertvolle Lösungen zu schaffen. Daraus entstanden unsere beiden Kernbegriffe:
Honig – das, was bereits funktioniert und wiederverwendbar ist.
Pollen – das, was als Rohmaterial vorhanden ist und noch zum Honig werden kann.
Der Wechsel zum Asynchronen
Ursprünglich war ein projektübergreifender Workshop zur Input-Sammlung geplant. Schnell wurde jedoch klar, dass die Verrechenbarkeit der Arbeitsstunden ein grosses Argument gegen einen mehrstündigen Workshop war.
Die Rahmenbedingungen änderten sich, doch anstatt die Idee zu verwerfen, haben wir sie weitergedacht: Wenn wir schon mit Schwarmintelligenz arbeiten, warum nicht wirklich schwarmartig sammeln?
So wurde aus dem Workshop ein asynchrones Digitales Whiteboard. Mitarbeitende können ihre Beiträge dann leisten, wenn es für sie passt – wie Bienen, die nach und nach zurück in den Stock fliegen. Ein spielerisches Warm-up schafft Verbindung und senkt Einstiegshürden. Dann werden Honig und Pollen gesammelt, kommentiert, geliked, miteinander verbunden.
Also Kickoff zur asynchronen Sammlung haben wir eine kurze Intervention mittels einer Präsentation anlässlich des regelmässig stattfindenden Market-Unit Updates gewählt.
Die nächsten Schritte
Am Ende entsteht kein Post-it-Chaos, sondern eine systematisch wachsende Sammlung aus Erfahrungen. In der nächsten Phase werden diese Einträge gebündelt und zu Themen verdichtet, um daraus Chancen für Innovation und Skalierung abzuleiten.
So ist aus einer Workshop-Idee ein lebendiger Prozess geworden, vom einzelnen Projekt zur kollektiven Intelligenz.
Die Ideensammlung läuft noch, doch ich habe von Projekt-Mitarbeitenden bereits positive Rückmeldungen für die Initiative erhalten. Die Metapher des Bienenstocks wurde sehr gut angenommen und war verständlich. Es war für mich herausfordernd, die kurzfristig reduzierte Verrechenbarkeit einzelner Mitarbeiter:innen durch die Teilnahme an der Initiative zu rechtfertigen, da die langfristigen Erfolge noch nicht messbar sind. Dies wird auch für zukünftige Impulse (z. B. Hackathon, Ideen-Jahrmarkt usw.) ein wichtiges Thema sein. Im ganzen Ablauf war es für mich als Facilitator wichtig, durch kongruentes Storytelling der Initiative eine Sinnhaftigkeit zu geben und eine Verbindung zur Strategie herzustellen. Auch wird es noch wichtig sein, während der weiteren asynchronen Erarbeitung den Rahmen halten zu können und die gesammelten Inputs zu kuratieren.
Kritisch sehe ich aktuell den Zeitpunkt, zu dem ich die Input-Sammlung gestartet habe. Zum Jahresende stehen für die Mitarbeitenden viele Abschluss-Arbeiten an und die Ferienzeit führt auch dazu, dass die Beteilung über die Zeit abflachen kann.
- Die Arbeit beginnt nach dem Sammeln: Für die Synthese und Weiterbearbeitung der Inputs sollte weiterhin auf die Mitarbeitenden zurückgegriffen werden können. Sie sollen der Eckpfeiler der Verwertung und Transfers sein.
- Eine Biene macht noch keinen Frühling: Eine einzelne Intervention führt noch nicht zu einer „Innovationskultur“. Der Spannungsbogen muss aufrecht erhalten werden damit der Innovations- und Skalierungsgedanke im Unternehmen verankert wird.
