Ich habe das Projekt «Digital Patient Journey next generation» als Setting gewählt, weil ich als Co-Projektleiterin des Projekts eine langfristige, komplexe Transformation in einem Spital mitverantworte. Das Projekt entwickelt eine nahtlose digitale Begleitung der Patientinnen und Patienten vor, während und nach dem Aufenthalt. Unterstützt wird diese Begleitung durch die beiden Tools «Patientenportal» und «Patienten Universal Terminal (PUT)». Die lange Projektdauer von vier Jahren, zahlreiche interne und externe Stakeholder und die hohe fachliche wie organisatorische Komplexität bilden wesentliche Herausforderungen. Gleichzeitig prägen zentrale Bedürfnisse das Setting: stetiges Lernen, gemeinsame Reflexion, aktive Mitgestaltung und Raum für Anpassungen. Für mein Lernumfeld ist insbesondere das Projektteam relevant, das den Wandel in mehreren Releases über rund vier Jahre mitgestaltet.
Wie könnten wir trotz hoher Komplexität und wechselnder Teamkonstellationen über die gesamte Projektlaufzeit von vier Jahren wirksame Reflexionsräume gestalten, um die Beteiligung der Projektteammitglieder zu stärken, stetig zu lernen und Raum für Anpassungen zu schaffen?
Aufgrund der Komplexität und der langen Dauer des Projekts nutze ich verschiedene Reflexionsebenen, um Lernen im Team nachhaltig zu verankern. Grosse Reflexionen dienen dazu, nach zentralen Meilensteinen – etwa nach Abschluss der öffentlichen Beschaffung– einen umfassenden Rückblick auf den gesamten Abschnitt vorzunehmen. Diese – ich nenne sie – Deep-Dive-Reflexionen ermöglichen es Learnings abzuleiten und anderen Projekten zugänglich zu machen und den jeweils nächsten Release zu planen.
Ergänzt werden diese Deep-Dive-Reflexionen durch kleinere, regelmässige Reflexions-Loops, die kontinuierliches Lernen und schnelle Anpassungen im Projektalltag ermöglichen. Diese Quick-Loop-Reflexionen verhindern, dass Erfahrungen über lange Zeit verloren gehen und schaffen Raum für sofort umsetzbare Verbesserungen. Der Fokus im CAS lag aufgrund der aktuellen Projektphase auf diesen kurzen, iterativen Reflexionsformaten.
Eine solche Quick Loop Reflexion habe ich im aktuell, kleinen Projektteam von drei Personen durchgeführt. Grundlage bildeten die Methoden «I like, I wish, I wonder (Lewrick et al., 2020, S. 239)» und the «4L’s - liked, learned, lacked und longed (Gorman & Gottesdiener, 2010)» die ich um weitere Fragen und Schritte ergänzt habe, um sowohl konkrete Verbesserungen als auch potenzielle Chancen sichtbar zu machen. Ein Schwerpunkt lag darauf, Massnahmen zu identifizieren, die bis zur nächsten Reflexion in vier Wochen realistisch umsetzbar sind. Die Reflexion wurde digital mittels Microsoft Whiteboard durchgeführt, was eine kollaborative und strukturierte Durchführung ermöglichte.
Die entstandenen Learnings habe ich sowohl projektspezifisch als auch projektübergreifend ausgewertet. Übergreifende Erkenntnisse wurden in der entsprechenden Projektdokumentation festgehalten, während die konkreten Massnahmen direkt in unserem Pendenzentool aufgenommen wurden. Dadurch wird die nachhaltige Weiterverfolgung der Weiterentwicklungen gewährleistet und Transparenz geschaffen.
Die Beteiligten reagierten offen und begrüssten die Reflexion. Es entstanden wertvolle Ergebnisse und mehrere konkrete Massnahmen konnten abgeleitet und direkt freiwilligen Person zur Erledigung zugeteilt werden. Kleinere Diskussionen ergab die Frage, ob der Inhalt bzw. die Funktionalitäten oder die Zusammenarbeit, die Organisation etc. im Fokus der Reflexion stehen soll und ob diese Einschränkung überhaupt notwendig ist. Zudem dauerten die Reflexionen mit einer Stunde deutlich länger als die ursprünglich geplanten 30min.
Als Facilitatorin waren Struktur, Klarheit bzgl. der Methodik und aktives Zuhören zentral – zugleich war es anspruchsvoll, als Facilitatorin selbst teilzunehmen. Wächst das Projektteam, muss geprüft werden, ob die Rolle der Facilitatorin von der Rolle der Teilnehmenden zu trennen ist und somit von einer anderen Person übernommen wird. Die Reflexionen lenken den Blick weg vom Projektinhalt hin zur Zusammenarbeit, dem Befinden, der Arbeitslast und hin zu neuen Ideen und wirkte somit inspirierend.
- Positive Wirkung der Reflexionen - Kleine, regelmässige Reflexions-Loops fördern schnelles und gemeinsames Lernen und führen zu konkreten Verbesserungen. Sie verhindern, dass wichtige Erkenntnisse verloren gehen und lenken den Blick weg vom Projektinhalt hin zur Zusammenarbeit, dem Befinden, der Arbeitslast und hin zu neuen Ideen.
- Doppelrollen kritisch hinterfragen - Die Doppelrolle als Facilitatorin und Teilnehmerin ist anspruchsvoll und muss kritisch hinterfragt werden. Bei wachsenden Teams sollte die Facilitatorin und Teilnehmende bewusst getrennt oder gar an eine Person ausserhalb des Projektteams übergeben werden.
- Realismus bzgl. Zeit - Selbst kurze Reflexionen brauchen mehr Raum und Zeit als erwartet.
Verweise
Gorman, E. & Gottesdiener, E. (2010). The 4L’s: A Retrospective Technique. https://ebgconsulting.com/blog/the-4ls-a-retrospective-technique/
Lewrick, M., Link, P. & Leifer, L. (2020). Das Design Thinking Toolbook. Die besten Werkzeuge & Methoden. Verlag Franz Vahlen GmbH.
